ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ВЧЕРА И СЕГОДНЯ
Савинов С.В.
Современный тайм-менеджмент (ТМ) - довольно обширная область знания. И хотя, с одной стороны, он развивается вместе с другими теориями менеджмента, областью практик личной эффективности и т. д., многие вещи, изобретенные" еще в прошлом столетии, остаются актуальными и сегодня. В этой статье мы постараемся проанализировать ТМ-теорию, выделить ее вечно молодые", базовые принципы и обозначить актуальные направления эволюции.
С чего начинается тайм-менеджмент?
С плана. Говорим мы о личном или корпоративном ТМ, простой принцип не спланировал - не успеешь" остается неизменным. Управление временем немыслимо без того, чтобы составить обзор задач и попытаться их по этому времени распределить.
Соответственно, первое, что советуют новичку, пришедшему в ТМ, - выписать в одно место свои задачи, цели и планы. ОДНО место на начальном этапе - принципиально, в противном случае есть риск поставить телегу впереди лошади" и пытаться внедрять некую неестественную, нежизнеспособную систему планирования. Опасность такого подхода хорошо иллюстрирует гуру отечественного ТМ Глеб Архангельский в своих рассуждениях об ограниченном хаосе.
Стремиться навести излишний порядок так же бессмысленно, как прокладывать геометрически безупречные, но неудобные для людей пешеходные дорожки - подход, которым нередко грешат застройщики. Разумнее асфальтировать те тропинки, которые возникают сами по себе". Так же с планированием, сортировкой задач и целей: пытаться впихнуть их в прокрустово ложе идеального плана бессмысленно, лучше получить полный обзор, из которого реалистично выбрать приоритетные.
Другая опасность, подстерегающая начинающего, - жесткое и слишком плотное планирование. Герои, расписывающие день поминутно и успешно реализующие такие планы, существуют только в мифах. В реальности жесткий план даст трещину и рассыплется уже к обеду: ведь первая же просрочка неизбежно повлечет за собой другую, а та - третью, согласно эффекту домино. Отсюда правило: обязательно оставлять между важными делами зеленые зоны".
Что делать?" (с)
Грамотному планированию предшествует рациональное целеполагание, никак иначе.
Но если классический ТМ - про то, как эффективно трудиться, то современный все чаще расставляет акценты чуть-чуть иначе - как понять, чем именно ВАМ хочется заниматься, распознать родные" цели, чтобы эффективность не была из-под палки". Это требует серьезной рефлексии, наилучший инструмент для которой, так или иначе, дневник.
Существуют и формальные алгоритмы, например, техника под названием мемуарник", предполагающая, что вы ежедневно фиксируете самое ценное, с вашей точки зрения, событие дня, далее - событие недели, месяца и т. д., осмысляя благодаря этой практике свои действительные ценности. Но все же принципиальна здесь не конкретная техника, а именно привычка к регулярной рефлексии с обязательной письменной фиксацией ее итогов.
Важно выработать привычку ловить" и записывать не только четкие, очевидные цели, но и хотелки", разнообразные хорошо бы" и вот если бы". Это, во-первых, стимулирует поиск действительных решений таких задач, включение их в реальные планы, а во-вторых, позволяет лучше понять, насколько ваши теперешние действия соответствуют глубинным потребностям.
Машина vs. творчество
Для корпоративного ТМ целеполагание имеет столь же важное значение. Четкое осознание чего хотим" помогает избежать ситуации, когда отделы организации тянут одеяло на себя, делает их взаимодействие конструктивным. Кроме того, четкие маленькие шажки к большой цели - для большинства компаний единственный верный способ хоть как-то вкладываться в стратегическое развитие, а не тонуть в текучке".
При этом в корпоративном ТМ наблюдаются две заметные тенденции: во-первых, к регламентации задач и целей сотрудников и отделов с целью превращения компании в машину" и для максимально результативного их взаимодействия. Современным решением тут является система KPI-показателей. Во-вторых, противоположная - к гуманизации", когда сотрудникам стремятся обеспечить максимальный комфорт и свободу действий, а компания понимается в первую очередь как команда единомышленников, занимающихся творческим делом.
Оба подхода имеют право на существование и оба могут привести к трагедии, если их применение - дань моде, а не объективной необходимости. Как ни странно, страховка от перегибов в обоих случаях одинаковая: ориентироваться не на процесс, а на результат. Как система KPI должна быть заточена именно под достижение сотрудниками конкретных целей, а регламентация рабочего процесса - служить лишь средством (кстати, тут также работает принцип ограниченного хаоса: создаем систему показателей не сразу, не из головы", а выращиваем постепенно, естественным образом), так и гуманная" система подразумевает жесткие критерии оценки результатов работы.
Помнить о корнях
Современные ТМ-технологии оказываются неотделимы от инструментария - электронных гаджетов. Последняя тенденция - перенос ТМ в веб, онлайн. Бумажные ежедневники отходят в прошлое либо оказываются атрибутом настоящего мастера. Это неслучайно: принципы, лежащие в основе электронных систем планирования, те же, что лежат в основе бумажных". Соответственно, понимать их зачастую ценнее, нежели просто уметь пользоваться конкретной программой.
Разберем основные.
- Фиксация информации в одном месте. Базовая идея GTD - налаживание правильной циркуляции информационных потоков с целью разгрузить голову". Первый элемент системы - контейнер", куда помещается вообще все (с целью дальнейшей сортировки). Его роль может играть блокнот (как правило, не самый удобный вариант) или смартфон (на практике часто оказывается не лучше). На сегодня наилучшее в большинстве случаев программное решение - Evernote. Еще пять лет назад (после бумажной эры, но до смартфонов) удачным решением считался диктофон, и очевидно, электронные диктофоны в ближайшее время вернут себе майку лидера (когда технологии распознавания голоса и перевода устного текста в письменный станут чуть более совершенными).
- Сортировка контейнера". Производится ежедневно. Информация разделяется на важную и не важную, запускается в работу либо кладется на полочку".
- Регулярное обращение к тем или иным разделам ТМ-системы, где хранятся напоминалки" об актуальных задачах.
Пример.
- Личное планирование. В ежедневнике создаем три раздела: Планы на каждый день", Планы на месяц", Долгосрочные планы". Расписывая план на конкретный день, всегда просматриваем Планы на месяц", понемногу выбирая оттуда актуальные задачи. Каждую неделю просматриваем раздел долгосрочных планов, пополняя из него месячный.
- Руководящий контроль. В Outlook создаем три папки: Ежедневно", Еженедельно", Ежемесячно". В первую направляются электронные письма, связанные с проектами, требующими ежедневного контроля, во вторую - еженедельного и т.д. Папки просматриваются, а работа сотрудников проверяется с соответствующей периодичностью. Система может выглядеть как угодно иначе, но общие принципы таковы.
Мотивация всеми средствами
Третий традиционно важный раздел ТМ - мотивация. В современном мире значение мотивационных методик и техник только растет (это, опять же, связано с гуманизацией" труда, стремлением заниматься родным" делом и т.п.) В подходах к мотивации также можно условно выделить две разных тенденции.
Первая - это экстремальная" мотивация (ярких представителей легко обнаружить в сфере инфобизнеса). Предполагает постановку амбициозных задач, которые нужно выполнять в сжатые сроки, многое поставив на кон. Азарт и риски, возникающие при таком подходе, порождают необходимую мотивационную энергию. Из минусов: не работает без соответствующей подпитки" сильными эмоциями, в результате чего одна дерзкая волосатая цель" сменяется другой, не оставляя времени на качественную рефлексию и глубокий анализ ситуации (цели в основном выставляются в финансовой плоскости, примитивны).
Вторая тенденция - напротив, перемещение мотивации в область психотерапии и коучинга, ее увязка с потребностями и ценностями конкретного человека. Сам процесс мотивации при этом оказывается неспешным и мягким. Знаковым термином для представителей этого подхода оказывается ресурс" - количество психической энергии, достаточное для успешной самомотивации. Ресурс" предполагается накапливать через импонирующие конкретному человеку занятия (зачастую - хобби), гармоничный образ жизни и уход от ненужных стрессов. Минусы: медленная работа, опасность прокрастинации, возможные ложные претензии соответствующих теорий на психологическую научность.
Опять-таки, свою правду можно найти в каждом подходе: важно понимать, что ориентироваться стоит на себя и особенности своей" ситуации, а не на окружение, исповедующее тот или иной принцип.
Внедрение в жизнь
Соответственно, еще одна тенденция текущего десятилетия - сращение ТМ с методиками коучинга, его философизация" и превращение в нечто более широкое и универсальное, что все чаще принято называть словом лайф-менеджмент". Конкретный инструментарий для управления временем, служащий решению узких технических задач, обогащается идеологией, отвечающей на вопрос зачем мне это все?" При этом к лайф"-контенту современного ТМ предъявляются все требования, актуальные в XXI веке: он должен быть столь же технологичен, как и тайм".
Наконец, нельзя не отметить, что ныне ТМ идет в массы". Если еще десять лет назад его технологии были уделом топ-менеджеров и стихийных фанатов Александра Любищева, то сегодня это - must have для любого продвинутого" человека, подобно посещению тренажерного зала. И этот факт не может не радовать!
Консалтинговая компания ИнфоКонсалтинг" специализируется на оказании услуг стратегического консалтинга по развитию бизнеса (построение агентских, партнерских, дистрибьюторских сетей), увеличению продаж. Много дополнительной полезной информации Вы найдете на сайте компании www.profit-up.com. Если Вам необходима консультация, Вы можете направить свои вопросы на электронный адрес: info@profit-up.com, или позвонить по телефонам: в Москве 8(499) 677-23-52, в Нижнем Новгороде 8(831) 423-42-14.
