ИНСТИТУТ КОРПОРАТИВНОГО СЕКРЕТАРЯ В РОССИЙСКИХ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВАХ

Начнем с дефиниций

Корпоративный секретарь является должностным лицом акционерного общества, обеспечивающим соблюдение обществом требований действующего законодательства, устава и внутренних документов общества, гарантирующих реализацию прав и законных интересов акционеров. Деятельность корпоративного секретаря направлена на повышение эффективности управления развитием компании в интересах ее акционеров, повышение инвестиционной привлекательности акционерного общества, рост его капитализации, увеличение доходности бизнеса.

Термин «корпоративный секретарь», как и многое другое в корпоративном праве и корпоративном управлении, пришел к нам с запада. Не всем российским специалистам в области корпоративного управления он нравится. Смущает слово «секретарь», создающее ощущение достаточно низкого уровня этой должности в иерархической лестнице компании. Некоторые корпоративные секретари отмечают, что после появления их контактной информации на сайте компании к ним стали поступать звонки с просьбой принять телефонограмму или подсказать, как связаться с тем или иным специалистом компании. Однако давайте вспомним, что и в российской, и в мировой истории термин «секретарь» применялся и к высшим должностным лицам: Генеральный секретарь ЦК КПСС, Генеральный секретарь ООН, Генеральный секретарь Совета Европы, наконец — Государственный секретарь США. Не такая уж и плохая компания для корпоративного секретаря.

Но это все шутки, а если серьезно — нет смысла без существенной надобности отказываться от устоявшегося в мире термина, определяющего наименование должности лица, отвечающего в акционерных обществах за реализацию процедур корпоративного управления и взаимодействие с акционерами.

И как бы в конкретном акционерном обществе ни называлась должность специалиста, руководителя, отвечающего:

• за работу совета директоров и проведение общих собраний акционеров;
• за раскрытие информации и подготовку внутренних документов компании;
• за повышение уровня корпоративного управления и общение с акционерами;
• за взаимодействие с регистратором общества и иными профессиональными участниками рынка ценных бумаг;
• за реализацию процедур, связанных с правами акционеров: выкуп и приобретение обществом собственных акций, реализация приоритетного права акционеров приобрести дополнительно выпускаемые обществом акции и т. д. —

вице-президент по корпоративному развитию, директор по корпоративному развитию, руководитель аппарата совета директоров и проч. — по сути, этот специалист, руководитель с точки зрения международных стандартов корпоративного управления является корпоративным секретарем акционерного общества.

В силу задач и обязанностей, возлагаемых на корпоративного секретаря, объема необходимых для реализации этих задач и обязанностей полномочий корпоративный секретарь в любой компании — руководитель. Высшего или среднего звена — это уже зависит от компании, сложившейся корпоративной культуры, степени заботы о развитии корпоративного управления. Но статус и полномочия у него должны быть. Не случайно же и Кодекс корпоративного поведения РФ в его действующей на момент написания данного текста редакции определяет корпоративного секретаря как должностное лицо компании.

Немного истории

История развития института корпоративного секретаря во многих зарубежных странах насчитывает не одно десятилетие, а то и столетие. Некоторые авторы находят истоки этой функции в практике первых корпораций, отсылая нас к семнадцатому веку¹.

Наиболее развит институт корпоративного секретаря в таких странах, как Великобритания, США, Канада, Австралия, Индия, Малайзия, Таиланд, Филиппины и т. д. Отметим, что данный институт функционирует не только в странах с развитой экономикой, но и в развивающихся странах. Более того, в некоторых юрисдикциях корпоративный секретарь — обязательное лицо, как минимум, для публичных компаний.

Само появление института корпоративного секретаря исследователи связывают с процессом отделения компании, созданной как корпорация (то есть с привлечением множества частных капиталов), от собственников такой компании; появлением юридических лиц и правового регулирования их деятельности; введением принципа ограниченной ответственности; разделением функций владения от функций управления. Все изложенное породило необходимость создания специального механизма поддержания коммуникаций между собственниками и управляющими компаний, иными стейкхолдерами, включая государство. Одним из элементов этого механизма и стал институт корпоративных секретарей.

Институт корпоративного секретаря прошел различные стадии развития, и сегодня корпоративные секретари играют важную роль в жизни многих зарубежных акционерных обществ. Вот что пишет по этому поводу Наталья Арабова²: «Корпоративный секретарь зарубежной компании — это не статичный, а весьма динамичный институт. За последние 10 лет его функции существенно усложнились. В настоящее время корпорациям приходится иметь дело с ростом влияния институциональных инвесторов, повышением требований гражданского общества к уровню социальной ответственности бизнеса, усилением давления на советы директоров и топ-менеджмент со стороны акционеров и работников предприятий, ужесточением норм законодательства. В результате роль корпоративного секретаря заметно изменилась: он превратился из второстепенного должностного лица в одну из ключевых фигур современного акционерного общества».

Функционал корпоративного секретаря зарубежной компании достаточно широк, и выходит за пределы привычных нам задач по обеспечению проведения общих собраний акционеров, работы советов директоров, раскрытию информации, взаимодействию с акционерами и профессиональными участниками рынка ценных бумаг. Так, Дмитрий Зайцев3 отмечает, что корпоративный секретарь, по сути, является главным администратором зарубежного акционерного общества, выполняя, в том числе, такие задачи, как участие в подготовке и проведении эмиссии ценных бумаг, сделок слияния и поглощения, ведение системы внутренних документов компании, участие в подготовке коммерческих сделок, а в ряде случаев управляет пенсионными схемами, программами по страхованию сотрудников и т. д.

Институализация корпоративных секретарей в зарубежных странах выражается не только в закреплении норм о наличии соответствующих должностей, требований к кандидатам, объему функциональных обязанностей, закрепляемому за данной должностью, но и в создании профессиональных объединений корпоративных секретарей. Так, Институт дипломированных секретарей и администраторов был создан в Лондоне аж в 1891 году. Не правда ли, впечатляет? Не правда ли, создается ощущение, что мы опять в чем-то отстаем? Иногда членство в подобных объединениях является обязательным условием для корпоративных секретарей. Уже упоминавшаяся Наталья Арабова1 в своей статье пишет: «В ряде стран, например, в Индии и Сингапуре, для того, чтобы занять рассматриваемую должность, нужно вступить в профессиональное сообщество корпоративных секретарей/секретарей компании, сдать необходимые экзамены и иметь лицензию. В соответствии с разделом 286 британского Закона о компаниях, корпоративный секретарь публичной компании должен быть членом одного из профессиональных сообществ — Института дипломированных бухгалтеров, Института дипломированных секретарей и администраторов и некоторых других. Это требование в определенной степени гарантирует нужный для соискателя уровень компетентности. В других странах (США, Канада, Австралия) членство в профессиональных объединениях повышает шансы кандидата, но не оказывает определяющего влияния на принятие решения о его найме».

Сегодня профессиональные объединения корпоративных секретарей действуют во многих странах. Следует упомянуть о таких структурах, как Американское и Канадское общества корпоративных секретарей, Индийский институт секретарей компаний и др.

Развитие института корпоративного секретаря в России

Что касается современной России, то институт корпоративных секретарей в российских компаниях начал формироваться на рубеже 20 и 21 веков и был связан, главным образом, с первыми размещениями ценных бумаг российских компаний на зарубежных фондовых рынках. Готовясь к таким размещениям, компании впитывали в свою практику зарубежный опыт корпоративного управления, в том числе связанный с формированием института корпоративного секретаря.

Существенный импульс развитию института корпоративного секретаря в России придал Кодекс корпоративного поведения (далее — Кодекс), рекомендованный к практическому использованию Распоряжением ФКЦБ РФ от 04.04.2002 г. № 421/р, изданным на основании протокола заседания Правительства Российской Федерации от 28.11.2001 г. № 49.

Кодекс рассматривал введение должности корпоративного секретаря как средство повышения доверия к акционерному обществу со стороны его акционеров и потенциальных инвесторов. «Доверие к обществу основывается на существующих в нем механизмах реализации прав и обеспечения интересов акционеров. Чем более прозрачны и эффективны такие механизмы, тем более понятны и предсказуемы для акционеров действия органов и должностных лиц общества, тем больше у акционеров возможностей влиять на их действия. <…> Поэтому в обществе рекомендуется назначать (избирать) специальное должностное лицо, единственной задачей которого будет обеспечение соблюдения органами и должностными лицами общества процедурных требований, гарантирующих реализацию прав и интересов акционеров общества, — секретаря общества. Порядок назначения (избрания) секретаря общества и обязанности такого секретаря должны быть изложены в уставе общества»⁴.

Подобные формулировки привели к тому, что рекомендация о создании должности корпоративного секретаря рассматривалась в первую очередь в аспекте повышения инвестиционной привлекательности компаний. То есть превалировало мнение о том, что вводить такую должность нужно только публичным компаниям. Со временем этот подход претерпел кардинальные изменения, корпоративные секретари стали появляться в небольших непубличных компаниях и даже в компаниях, состоящих из одного акционера.

К функциям корпоративного секретаря Кодекс относит:

• обеспечение подготовки и проведения общего собрания акционеров, заседаний совета директоров;
• содействие членам совета директоров при осуществлении ими своих функций;
• соблюдение требований по раскрытию информации, предоставлению документов и информации акционерам, хранению документов акционерного общества;
• организацию рассмотрения обращений акционеров;
• разрешение конфликтов, связанных с нарушением прав акционеров.

Сегодня корпоративный секретарь современного российского акционерного общества — это высокопрофессиональный, должным образом подготовленный специалист, а нередко — один из руководителей компании, наделенный достаточно большой компетенцией, объемом прав и полномочий.

Существенно возросло количество компаний, в штатных расписаниях которых появилась должность корпоративного секретаря. Во многих компаниях утверждены положения о корпоративных секретарях. Все больший интерес вызывают периодические издания, специальная литература, учебные мероприятия, ориентированные на корпоративных секретарей. И можно с должной степенью обоснованности предположить, что данная тенденция продолжится. Скоро современному акционерному обществу будет просто неприлично не иметь в своем штате корпоративного секретаря.

И вызвано все это рядом объективных причин, о которых мы и поговорим ниже.

Объективные предпосылки для дальнейшего развития института корпоративного секретаря в российских компаниях

Во-первых, российская экономика стала привыкать к тому, что она — рыночная, к тому, что есть возможность привлечь относительно дешевые средства, необходимые для развития компании, с рынка капиталов. При этом крупным собственникам стало понятно, что привлечение таких капиталов и увеличение числа собственников компании вовсе не влечет за собой потерю контроля. Результатом этого понимания стал резкий рост числа IPO. Прошедший кризис 2008 — 2009 годов приостановил этот процесс, но весной текущего года огромное число российских компаний приступило или объявило о своих намерениях разместить ценные бумаги на организованных фондовых рынках среди неограниченного круга инвесторов, в том числе и в форме IPO.

Однако успех выхода на организованный фондовый рынок во многом определяется качеством корпоративного управления. Инвесторы пугливы. Они требуют и прозрачности, и независимых директоров в составе совета, и авторитетного корпоративного секретаря в штатном расписании компании.

Следующая причина — рост активности и роли советов директоров в системе управления акционерным обществом. Если лет 10—15 назад в большинстве российских акционерных обществ советы директоров были чисто формальными органами — собирались редко, утверждали подготовленные администрацией проекты решений, заметной роли в жизни общества не играли, — то сейчас ситуация кардинально переменилась. И собственники, и менеджеры осознали позитивную роль, которую советы директоров могут играть в развитии бизнеса.

Отсюда — наблюдаемая активизация работы советов директоров, что выражается не только в частоте заседаний, но и в жестких требованиях к соблюдению процедуры их подготовки, к документам и информации, предоставляемой членам совета директоров по вопросам повестки дня, в создании и не менее активной работе комитетов советов директоров, в поддержании работы механизмов контроля принимаемых решений. Отсюда — превращение функции по обеспечению работы этого органа из малозначимой и не слишком трудоемкой в самостоятельную трудовую функцию.

Наряду с работой советов директоров в акционерных обществах усилилось внимание и к проблемам совершенствования корпоративного управления в целом. Пришло понимание того, что рекомендации, содержащиеся в Кодексе корпоративного поведения, нужны не только для крупных компаний и исключительно для выхода на фондовый рынок. Четкое определение и разграничение компетенции органов управления, регламентация порядка принятия важнейших управленческих решений, внедрение в практику компании таких инструментов, как система внутреннего контроля и система управления рисками, программы долгосрочной мотивации менеджмента, наконец, повышение прозрачности информации о компании способны принести реальный экономический эффект. Эффект, выражающийся в усилении конкурентных позиций, росте доверия контрагентов, снижении стоимости заимствований, снижении рисков принятия неоптимальных, непродуманных решений и т. д.

Система корпоративного управления не тождественна понятию «менеджмент». Однако система корпоративного управления в рамках внутренних нормативных актов, определяющих компетенцию органов управления и механизмов контроля, порядок подготовки и принятия важнейших управленческих решений, порядок реализации корпоративных процедур, систему стимулов достижения поставленных целей и т. д., по сути, является скелетом для функционирования регулярного менеджмента. Образно говоря, если менеджмент — усилие, направленное на придание компании поступательного движения в том или ином направлении, — можно сравнить с мускулами, то корпоративное управление — тот скелет, к которому эти мускулы крепятся.

А вот формирование оптимальной системы корпоративного управления — задача отнюдь не тривиальная, требующая осознания специфики каждой компании и ожиданий ее стейкхолдеров — во многом объективно лежит именно на корпоративном секретаре.

Еще одна объективная предпосылка для развития института корпоративного секретаря в российских акционерных обществах — рост активности акционеров. Если изначально большинство акционеров стали таковыми в результате массовой приватизации и крайне слабо понимали, что такое права акционера, то сегодня ситуация выглядит несколько иначе. Почти в каждой компании можно найти миноритарных акционеров, которые не только знакомы с основами корпоративного законодательства, но и пользуются им на практике, защищая свои права: вносят предложения в повестку дня собраний, следят за соблюдением порядка одобрения сделок, направляют запросы на предоставление информации и т. д. Явное или мнимое нарушение прав акционеров сегодня с большой вероятностью может повлечь за собой возникновение корпоративного конфликта, обращение акционеров в регулирующий орган или даже в арбитражный суд. Все это заставляет акционерные общества более внимательно и более тщательно подходить к реализации установленных законодательством процедур корпоративного управления. А это опять же требует наличия в составе общества квалифицированного специалиста.

Кстати говоря, в последние годы крайне возросла для акционерного общества и его руководителей цена нарушения корпоративного законодательства. Изменения, внесенные в Административный кодекс РФ в 2009 году, существенно расширили как перечень нарушений требований корпоративного законодательства, так и состав лиц, на которые может быть возложено административное взыскание за допущенные нарушения. Сегодня административная ответственность накрывает практически все поле корпоративных отношений и связанных с этим корпоративных процедур, размер штрафов достигает миллиона рублей. Кроме самого акционерного общества, штрафы могут быть наложены на его руководителя, членов совета директоров и правления, даже на членов счетной комиссии. Причем не только штрафы. Почти любое правонарушение может вызвать применение к физическим лицам такого вида санкций, как дисквалификация. Сами же правонарушения нередко являются следствием невнимательности, отсутствия в акционерном обществе лиц, отвечающих за соблюдение норм корпоративного законодательства или занимающихся этим вопросом по совместительству с какой-либо иной работой в обществе.

Согласитесь, цена вопроса здесь сопоставима с затратами на содержание корпоративного секретаря.

Если к этому добавить, что наряду с административной ответственностью в последние годы происходит усиление и уголовной ответственности за правонарушения в области корпоративных отношений, то становится понятным, что цена ошибки для должностных лиц общества может многократно возрасти.

Российское корпоративное законодательство находится в стадии активного развития и совершенствования. Это развитие и совершенствование идет в направлении усложнения корпоративных правил и процедур. То есть, опять же, требует внимательного мониторинга изменений, быстрого на них реагирования. Требует наличия соответствующего специалиста.

Нормативно-правовое регулирование деятельности корпоративного секретаря

С ростом «поля деятельности» для корпоративного секретаря происходит развитие нормативно-правового регулирования этого института. Правда, происходит с большим отставанием.

Выше уже отмечалось, что первое упоминание о корпоративном секретаре можно найти в Кодексе корпоративного поведения РФ. Соответствующая глава определяла за корпоративным секретарем достаточно ограниченные и не слишком подробно раскрытые полномочия. Зато, вслед за международной практикой, рекомендовала устанавливать, что корпоративный секретарь назначается и подчиняется в своей работе совету директоров (причем было не вполне понятно, как совместить эту рекомендацию с нормами российского трудового законодательства). Кодекс содержал также некоторые общие требования к уровню знаний и личным качествам корпоративного секретаря.

Следующим шагом стало утверждение должностной инструкции корпоративного секретаря. Минздравсоцразвития своим приказом от 17.09.2007 г. за № 605 утвердило квалификационную характеристику должности «Корпоративный секретарь акционерного общества».

Должность корпоративного секретаря отнесена к подразделу «должности руководителей», и это само по себе говорит о статусе института корпоративного секретаря в компании.

Приведенный в квалификационной характеристике перечень должностных обязанностей корпоративного секретаря существенно шире, чем функции корпоративного секретаря, закрепленные в действующей редакции Кодекса корпоративного поведения РФ. В частности, здесь отражены такие задачи корпоративного секретаря, как: «Возглавляет работу по подготовке решений совета директоров и других органов управления обществом по развитию практики корпоративного управления, контролирует их исполнение. Консультирует должностных лиц и акционеров общества (далее — акционеры), а также членов совета директоров по вопросам корпоративного права и управления. <…> Обеспечивает выполнение установленных правил и процедур, в том числе соблюдение порядка ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, порядка одобрения крупных сделок и сделок с заинтересованностью, процедурой эмиссии акций общества, реализации прав акционеров по их размещению, иных процедур, направленных на защиту прав и имущественных интересов акционеров. Принимает меры по предотвращению убытков обществу и/или его акционерам». Обратите внимание на редакцию формулировок: она также говорит о предполагаемом высоком статусе корпоративного секретаря.

К компетенции корпоративного секретаря отнесено изготовление и удостоверение подлинности копий документов общего собрания акционеров и совета директоров, рассмотрение обращений и запросов, поступающих от акционеров, по вопросам корпоративного управления и реализации прав акционеров и многое другое.

Квалификационная характеристика содержит достаточно жесткие требования, предъявляемые к кандидатам на должность корпоративного секретаря: высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей. Здесь же содержится большой раздел, описывающий объем знаний, необходимых корпоративному секретарю.

Должность корпоративного секретаря вошла в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, рекомендованный для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров⁵. Тем самым данный документ впервые придал должности корпоративного секретаря официальный статус.

В настоящее время в Правительстве прорабатываются предложения о введении должности корпоративного секретаря в качестве обязательной для публичных компаний⁶. Возможно, это приведет к необходимости для корпоративных секретарей получать квалификационный аттестат.

Наблюдаются тенденции к самоорганизации, консолидации института российских корпоративных секретарей. Это выражается в создании клубов корпоративных секретарей под эгидой Российского института директоров и Ассоциации независимых директоров, в проведении ежегодных форумов корпоративных секретарей. И со всей очевидностью дело идет к созданию ассоциации корпоративных секретарей с выходом, в перспективе, на СРО.