Как развивается институт корпоративных секретарей российских компаний

Журнал АО Журнал АО
4 дек, 2007 - 21:25 Обновлено: 15 дек, 2014 - 13:47
689
На прошедшем в июле текущего года VII Международном форуме корпоративных секретарей, организаторами которого выступили журнал «Акционерное общество: вопросы корпоративного управления» и Национальное объединение корпоративных секретарей, был проведен анкетный опрос участников Форума. Цель опроса — оценить состояние института корпоративных секретарей в российских компаниях, степень обеспеченности корпоративных секретарей ресурсами, необходимыми для решения стоящих перед ними задач. В опросе приняли участие 66 корпоративных секретарей, представляющих как крупные, так и небольшие компании самых разных отраслей экономики. Опрос проводился анонимно.

В первом пункте анкеты мы предложили корпоративным секретарям оценить важность отдельных
видов ресурсов для выполнения поставленных перед ними задач, выбрав две позиции из следующего списка ресурсов:

  • Информационные (внутренние документы, материалы совета директоров, собраний и т. д.).
  • Административные (полномочия).
  • Человеческие (сотрудники подразделения).
  • Финансовые (бюджет подразделения).
  • Технические (компьютерная техника и оргтехника).

Как видно из диаграммы 1, приоритет был отдан наличию у корпоративного секретаря необходимой ему информации, аппарата (что определяется объемом и сложностью задач, стоящих перед этим должностным лицом), а также должного объема полномочий. Посмотрим далее на развитие института корпоративного секретаря через призму отдельных видов ресурсов. Доступность корпоративных документов для этого должностного лица не вызывает сомнений, а вот как обстоят дела со столь важным административным ресурсом? Права и обязанности, как правило, определяются в положении о корпоративном секретаре, об аппарате совета директоров или в ином подобном внутреннем документе.

Как показали результаты опроса, положения о корпоративном секретаре приняты в 36 из 66 компаний. В 30 компаниях их до сих пор нет. И каковы последствия такого положения дел? Оказалось, что удовлетворенность степенью формального закрепления полномочий корпоративного секретаря во внутренних документах общества прямо зависит от того, имеется в обществе положение о корпоративном секретаре или нет (диаграммы 2 и 3).

Таким образом, разработка и принятие такого положения является, безусловно, целесообразной.

Следующий вид ресурсов — человеческий, кадровый. Как у корпоративных секретарей обстоят дела с наличием подчиненных? Посмотрим на диаграмму 4.


Как видно из диаграммы, аппарат корпоративного секретаря в большинстве компаний составляет менее 3-х человек. Можно предположить, что в отдельных компаниях корпоративный секретарь работает вообще без помощников. Как в этом случае он справляется со своими разнообразными обязанностями — совершенно непонятно. И только в 5 компаниях количество подчиненных у корпоративного секретаря превышает 10 человек. Это уже серьезное подразделение, что, как мы думаем, безусловно влияет на статус корпоративного секретаря в таких компаниях.

Со статусом корпоративного секретаря косвенно связан и еще один вопрос: имеет ли корпоративный секретарь личного ассистента? Оказалось, что такой помощник есть у 13 корпоративных секретарей. У 53 участников опроса личный ассистент отсутствует.

Но вернемся к кадровому потенциалу. Анкета содержала вопрос о деловых качествах сотрудника аппарата корпоративного секретаря. Было предложено выбрать 3 из 5 предложенных характеристик: навыки организатора, коммуникационные качества, умение работать с конфиденциальной информацией, креативность и исполнительность (см. диаграмму 5).


Первое место вполне ожидаемо разделили организационные и коммуникационные качества. Эти навыки наиболее востребованы исходя из специфики работы корпоративных секретарей. А вот тот факт, что «исполнительность» обогнала в оценке «креативность», нас несколько удивил. Возможно, не все корпоративные секретари имеют достаточный опыт руководящей работы.

Оценка финансовых ресурсов, имеющихся в распоряжении корпоративных секретарей, показала, что лишь 18 из них (27 %) имеют собственный бюджет. Большинство своего бюджета не имеют. Но, может быть, корпоративные секретари администрируют бюджет совета директоров? Ответ на этот вопрос представлен в приводимой выше таблице (см. таблицу 1).

Не правда ли, интересная таблица? Эти цифры также дают информацию о статусе корпоративного секретаря, уровне развития корпоративного управления в компании. Правда, в комментариях к анкете ряд участников опроса указывали, что в их компании бюджета у совета директоров нет!

Наблюдается определенная корреляция между наличием у корпоративного секретаря своего бюджета и наличием у него возможности участвовать в различного рода конференциях и семинарах (повышение квалификации), а также привлекать к решению стоящих перед ним задач внешних экспертов. Из 18 корпоративных секретарей, имеющих собственные бюджеты, 16 специалистов сказали, что они могут участвовать в конференциях и семинарах. Один опрошенный указал на то, что такая возможность предоставляется лишь иногда, и один, несмотря на наличие бюджета, указал, что каждый раз вопрос его участия в подобном мероприятии решается крайне трудно. Совершенно по-другому распределились ответы 48 корпоративных секретарей, не имеющих собственных бюджетов (см. диаграмму 6).


А вот как распределились ответы на вопрос о возможности привлечения корпоративным секретарем внешних экспертов (см. диаграммы 7 и 8).

Да, собственный бюджет корпоративного секретаря — хорошая штука. Впрочем, изучение графиков говорит о том, что даже в отсутствие у корпоративного секретаря собственного бюджета менеджмент с пониманием относится к его инициативам. Из общего числа опрошенных лишь 7 человек сказали, что они в принципе не имеют возможности пригласить внешнего эксперта.

Следующий ресурс — технический. Здесь разговор шел о специализированном программном обеспечении. Нам было интересно узнать, используют ли корпоративные секретари в своей деятельности, помимо стандартных средств MS Office, еще и специализированное программное обеспечение (приобретенное или разработанное). Вот как распределились ответы (см. диаграмму 9).

Как видим, «техническая» вооруженность корпоративных секретарей пока невелика. Об этом стоит задуматься производителям программного обеспечения.

А используют ли современные IT-технологии советы директоров? Мы спросили, применяются ли при проведении заседаний этих органов средства поддержки аудио/видеоконференций. Оказалось, что в 16 из 66 компаний эти механизмы проведения заседаний используются регулярно, в 30 случаях — периодически, и лишь в 20 компаниях эти инструменты не применяются вовсе.

Еще один вопрос на данную тему: «Имеется ли в Вашей компании портал Совета директоров?». Положительно на него ответили 23 участника опроса (35 %).

Анкета завершалась общим оценочным вопросом об эффективности применения безбумажных технологий. 58 % опрошенных сказали, что в этом случае эффективность работы корпоративного секретаря повышается, 36 % были более осторожны: они ответили, что рост эффективности возможен. И лишь 6 % пессимистически ответили, что роста эффективности все равно не произойдет.

Что касается совокупной оценки ресурсной обеспеченности корпоративного секретаря в российских компаниях, то она довольно высока. На вопрос «Достаточно ли у Вас ресурсов для качественного исполнения своих функций?» положительно ответили 24 % опрошенных. Ровно 50 % ответили более осторожно: ресурсов хватает не всегда. И только 8 % участников опроса ответили на этот вопрос отрицательно (см. диаграмму 10).

Как видим из диаграммы, подавляющее большинство опрошенных считают удовлетворительным объем имеющихся в их распоряжении ресурсов, из чего можно сделать вывод о том, что институт корпоративного секретаря в акционерных обществах достаточно активно развивается.