АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ, СВЯЗАННЫЕ С НОТАРИАЛЬНЫМ СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЕМ КОПИЙ И ПОДЛИННОСТИ ПОДПИСЕЙ. Часть 1
Журнал АО
928
В процессе построения правоотношений между участниками гражданского оборота часто возникают ситуации, при которых для надлежащего оформления документов законодательством Российской Федерации установлена обязательная нотариальная форма. В деятельности юридических лиц необходимость облечения документов в нотариальную форму встречается значительно чаще, нежели во взаимоотношениях между физическими лицами. В данной статье рассмотрим наиболее часто совершаемые нотариальные действия, такие как свидетельствование копий и подлинности подписи, в том числе переводчика.
КОПИЯ ДОКУМЕНТА
Свидетельствование копии документа — нотариальное действие, направленное на свидетельствование идентичности содержания подлинника документа его копии. Свидетельствуя верность копии, нотариус не удостоверяет фактов, изложенных в документе, а только подтверждает тождественность текста и реквизитов оригинала документа его копии. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них осуществляется нотариусами в соответствии с положениями статей 77-79 Федерального закона «Основы законодательства РФ о нотариате» от 11.02.1993 г. № 4462-1 (последняя редакция 02.10.2012 г.) (далее — Основы). Специальных нормативных актов, регулирующих вопросы свидетельствования верности копий, в настоящее время нет.
Свидетельствование копий документов имеет большое значение в защите и реализации интересов граждан и юридических лиц. Свидетельствование копий, копий с копии и выписок из документов — это самые распространенные нотариальные действия. В моей практике эти действия составляют примерно 45 % от общего количества совершаемых нотариальных действий. Гражданину может потребоваться нотариально засвидетельствованная копия документа для поступления на работу, в учебное заведение, для оформления наследства, для получения пособий, пенсий и выплат, а также для совершения различных сделок с имуществом. Кроме того, нотариальное свидетельствование копий требуется для организации деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, например для регистрации юридических лиц, получения разрешений и лицензий, открытия банковских счетов, получения и выдачи денежных средств; самые частые ситуации — это, конечно же, копии, предоставляемые участниками различных конкурсов и тендеров, и этот список можно продолжать бесконечно.
Перед тем как засвидетельствовать копию документа, нотариус должен проверить тот факт, что содержание оригинала документа соответствует требованиям действующего законодательства РФ. Сложность работы с копиями заключается в том, что нотариусу необходимо постоянно отслеживать изменения действующего законодательства, включая требования к документам, их формам и реквизитам.
Нотариальное свидетельствование копий документов осуществляется только при предъявлении подлинников документов. Под подлинным документом понимается документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подлинником (официального) документа является первый или единичный экземпляр официального документа.
Законом запрещается нотариальное свидетельствование копий:
• документов, на которых есть указание на то, что документ не подлежит копированию;
• документов, имеющих гриф секретности;
• медицинских документов, содержащих информацию о психических и иных заболеваниях;
• договоров в простой письменной форме, на которых подлинность подписей участников не удостоверена нотариально;
• дипломов об образовании, на которых не проставлен регистрационный номер, нет подписей должностных лиц;
• выписок из зачетной ведомости без представления диплома;
• документов, составленных за пределами РФ и не легализованных в соответствии с требованиями международных договоров.
Статья 45 Основ устанавливает перечень требований к документам, представляемым для совершения таких нотариальных действий. Так, для совершения нотариального действия документ должен быть:
написан ясно и четко, без использования карандаша;
свободным от подчисток либо приписок, зачеркнутые слова и иные исправления должны быть оговорены;
относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц — без сокращений, с указанием адресов их органов;
фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью;
листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью в документе, объем которого превышает один лист.
К содержанию и оформлению документа, верность копии которого необходимо засвидетельствовать нотариально, также предъявляются определенные требования. Нотариус не имеет права свидетельствовать копии документов в следующих случаях:
• текст документа содержит информацию, противоречащую законодательным актам Российской Федерации (противоречащими закону признаются документы, имеющие противозаконное содержание либо сведения, порочащие честь и достоинство гражданина, деловую репутацию организации);
• документ, представленный для совершения нотариального действия, не соответствует требованиям законодательства по форме и способу выполнения (например, выдан неуполномоченным органом);
• в тексте документа присутствуют неоговоренные исправления, приписки, подчистки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления или какие-либо иные особенности;
• документ либо его часть исполнены (написаны) карандашом;
• документ имеет нечитаемые фрагменты текста, печати, реквизиты, либо подписи заверивших его лиц или другие особенности, которые могут привести к неверному пониманию его содержания и вызывают сомнения в его подлинности;
• целостность документа нарушена;
• документ, состоящий более чем из одного листа, не пронумерован, не прошит и не скреплен печатью и подписью уполномоченного должностного лица;
• документ составлен за рубежом и не прошел легализацию в установленном законодательством порядке либо не соответствует каким-либо требованиям международных договоров;
• подпись на документе выполнена при помощи факсимильного штампа либо иного технического способа;
• поверхность документа заламинирована или скрыта иным техническим способом, в результате чего нет возможности сделать однозначных выводов о его подлинности.
В соответствии с правилами совершения нотариальных действий нотариус устанавливает личность гражданина, обратившегося по вопросу свидетельствования копий документов. Установление факта полной дееспособности лица при свидетельствовании верности копий документов не требуется.
Техническое исполнение свидетельствования копии документа выглядит следующим образом: копия документа может быть исполнена (изготовлена) от руки, с использованием технических средств или способом свето- либо фотокопирования. Оформляемая копия, в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим законом к нотариальному документу, должна содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений.
Если копия документа изготовлена путем свето- или фотокопирования, то в левом верхнем углу проставляется слово «копия». Если копия изготовлена иным образом, то помимо слова «копия» в тех местах, где в оригинале имеется собственноручно поставленная подпись, а также печать организации, в копии документа указываются слова «подпись» и «печать учреждения, выдавшего документ» соответственно.
На первой странице копии документа в правом нижнем углу под текстом документа проставляется часть наименования населенного пункта (например, «г. Моск-»), в котором практикует нотариус, а окончание наименования населенного пункта («-ва») переносится на последнюю страницу копии документа рядом с удостоверительной надписью с целью обозначить начало и конец документа. Все эти особенности исполнения копии документа, так называемые технические хитрости, позволят отличить представленную копию документа принимающему ее нотариусу от поддельной копии.
В самом конце текста копии проставляется удостоверительная надпись нотариуса. При свидетельствовании копии документа используется удостоверительная надпись Форма № 52 (Приказ Минюста РФ от 10.04.2002 г. № 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» с последними изменениями и дополнениями от 16.02.2009 г. (далее — Приказ № 99)):
«Город (село, поселок, район, край, область, республика).
Дата (число, месяц, год) прописью.
Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность этой копии с подлинником документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет.
Зарегистрировано в реестре за №__________________
Взыскано госпошлины (по тарифу)__________________
Печать Нотариус Подпись».
Текст удостоверительной надписи должен быть изложен непосредственно на копии и не может быть подшит либо подклеен к тексту копии в виде отдельного листа.
Все указанные выше надписи, используемые при свидетельствовании копии документа, могут быть написаны вручную, выполнены с использованием мастичных штампов или впечатаны с использованием технических средств, например компьютера и принтера. Вне зависимости от способа изготовления удостоверительной надписи подпись под ней нотариус всегда ставит собственноручно. Проставляется оттиск гербовой печати. Чернила, используемые при совершении удостоверительной надписи, как в ручке, так и в гербовой печати и штампах, должны быть только голубого, синего или фиолетового цвета.
В деятельности юридических лиц чаще всего требуются нотариальные копии уставов, учредительных договоров, свидетельств, выданных налоговым органом, доверенностей, а также копий внутренних документов.
Рассмотрим данные виды документов и специфику нотариального свидетельствования их копий по отдельности.
1. Устав и учредительный договор
Эти документы должны быть прошиты, т. к. всегда содержат более одного листа. В разное время в Российской Федерации существовали различные правила оформления учредительных документов. В частности, они удостоверялись нотариально, подлинность подписей в них свидетельствовалась нотариально, они регистрировались в администрациях населенных пунктов или в специальных регистрационных отделах (службах, управлениях) при администрациях населенных пунктов, а начиная с 2002 года регистрируются в налоговом органе или в территориальном управлении Министерства юстиции РФ. Отметки о соответствующей регистрации располагаются либо на титульной странице, либо в конце документа. В любом случае документ, не прошедший ни одну из вышеуказанных регистраций, не является легитимным.
Учредительный договор исключен из числа учредительных документов для вновь создаваемых обществ с 2009 года, однако он не утратил своей юридической силы для предприятий, созданных до 2009 года. Требования его регистрации идентичны правилам, действовавшим в соответствующее время в отношении устава.
Для нотариального свидетельствования копий данных документов необходимо откопировать все страницы, включая и сторону, на которой находятся сведения о том, что документ прошит, подписан и скреплен печатью (сшивка). Встречаются ситуации, когда в целях удобства и экономии времени лица обращаются в нотариальную контору не с откопированным документом, а с текстом устава, распечатанным из файла, хранящегося в компьютере. Это допустимо, но при этом обязательно необходимо откопировать страницы, на которых регистрирующие органы проставили регистрационные надписи. То есть копия должна содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений.
2. Свидетельство и выписка, выданные налоговым органом, лицензия, сертификат, свидетельство СРО, свидетельство о государственной регистрации права и т. д.
Эти документы имеют большое значение в деятельности юридических лиц, но в нотариальной практике относятся к категории «прочие документы». Здесь, как правило, сложности в подготовке их копии не возникает. Главное — чтобы подлинник документа был выдан уполномоченным органом и содержал все необходимые вышеуказанные реквизиты. Если документ состоит из нескольких листов, то листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Для подготовки копии необходимо скопировать весь документ целиком, включая страницу, содержащую сшивку.
3. Доверенности
Доверенности, встречающиеся в документообороте юридического лица, могут быть оформлены как от имени физических лиц, так и от имени юридических лиц. В зависимости от того, кто является доверителем, существуют определенные тонкости для нотариального свидетельствования копии с таких документов.
а) Доверенность от имени физического лица. Нотариально засвидетельствовать копию возможно только с доверенности от имени физического лица, удостоверенной в нотариальном порядке или в порядке, приравненном к нотариальному (ст. 185.1 Гражданского кодекса РФ). Засвидетельствовать в нотариальном порядке копию с доверенности от имени физического лица, совершенной в простой письменной форме, нельзя.
б) Доверенность от имени юридического лица. В пункте 5 статьи 185 ГК РФ в ранее действовавшей редакции (до 01.09.2013 г.) были установлены дополнительные требования к форме доверенности, выданной от имени юридического лица. Таким дополнительным требованием являлось наличие помимо подписи уполномоченного лица еще и печати организации.
Пункт 4 статьи 185.1 ГК РФ в редакции Федерального закона № 100-ФЗ, вступившей в силу с 01.09.2013 г., гласит: «Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами».
Таким образом, дополнительные требования к доверенности от имени юридических лиц в виде наличия печати отменены.
Отсюда доверенность от имени юридического лица, оформленная до 31.08.2013 г. включительно, обязательно должна содержать подпись руководителя или иного уполномоченного лица и печать организации, а доверенность, оформленная после 31.08.2013 г., должна быть только подписана руководителем или иным уполномоченным лицом.
Оба вида доверенностей юридического лица — с печатью, оформленные до 31.08.2013 г. включительно, или без печати, оформленные после 31.08.2013 г., — являются надлежащими документами и, соответственно, их копии подлежат нотариальному свидетельствованию.
Законом предусматриваются случаи, когда доверенность от имени юридического лица должна быть нотариально удостоверена в обязательном порядке, например, в Федеральном законе от 21.07.1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» в статье 16 закреплено:
«Государственная регистрация прав проводится на основании заявления правообладателя, сторон договора или уполномоченного им (ими) на то лица при наличии у него нотариально удостоверенной доверенности <…>»
Следовательно, нотариально засвидетельствовать копию доверенности юридического лица, содержащую полномочия, связанные с государственной регистрацией прав на недвижимое имущество и сделок с ним, возможно только, если доверенность нотариально удостоверена.
4. Внутренние документы
Подлинник внутреннего документа организации для нотариального свидетельствования его копии должен содержать следующие реквизиты: дата выдачи документа, подпись уполномоченного лица и печать учреждения, выдавшего документ. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Если оригинал не содержит какого-либо из реквизитов, то засвидетельствовать его копию в нотариальном порядке невозможно.
Засвидетельствовать в нотариальном порядке копию решения или протокола о создании юридического лица возможно только в случае, если в соответствии со ст.ст. 78, 80 Основ «подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом».
Учитывая, что в подавляющем большинстве случаев подлинность подписи(ей) учредителя(ей) в акте о создании юридического лица нотариально не засвидетельствована, копии с них засвидетельствовать в нотариальном порядке невозможно.
ВЕРНОСТЬ ВЫПИСКИ ИЗ ДОКУМЕНТА
При свидетельствовании верности выписки из документа необходимо руководствоваться всеми правилами, относящимися к свидетельствованию копии документа. Однако имеются определенные дополнительные особенности для этого нотариального действия.
Абзац 2 статьи 77 Основ:
«Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.»
В качестве примера можно привести выписку из протокола, где отдельные параграфы протокола содержат не связанные между собой вопросы — назначение одного лица, увольнение другого, изменение размера уставного капитала и т. д.
Нотариус обязан тщательно сверить текст выписки с подлинником документа.
Среди нотариусов существуют различные мнения по вопросу о том, каким действием является свидетельствование копии паспорта в случае, если свидетельствуется не весь документ, а лишь несколько страниц из него. Некоторые нотариусы оформляют этот документ как копию, другие же практикуют верность выписки. В любом случае, нотариальный акт имеет равнозначную юридическую силу, а соответствующий документ является легитимным.
При свидетельствовании верности выписки из документа используется удостоверительная надпись Форма № 52 (Приказ № 99).
КОПИЯ С КОПИИ ДОКУМЕНТА
При свидетельствовании копии с копии документа необходимо руководствоваться всеми правилами, относящимися к свидетельствованию копий документов. Вместе с тем и у данного нотариального действия имеются свои тонкости.
Свидетельствование верности копии с копии документа осуществляется нотариусом при условии соблюдения правил, зафиксированных в статье 79 Основ. Закон позволяет нотариусу выполнять свидетельствование верности копии с копии документа, но только при условии, что верность первоначальной копии была засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого непосредственно исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке юридического лица, скреплена печатью, а также должна иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
При свидетельствовании копии с копии документа используется удостоверительная надпись Форма № 53 (Приказ № 99).
Удостоверительной надписи для «копии с копии с копии с копии и т. д. документа» действующими формами не предусмотрено, т. е. свидетельствование последующих копий с копии с копии недопустимо.
При обращении к нотариусу требуются следующие документы:
оригинал документа, копия (копия с копии или выписка) которого необходима;
оригинал действующего паспорта либо иного документа, удостоверяющего личность;
подготовленный экземпляр копии (копии с копии, выписки). В случае отсутствия у обратившегося лица копии документа она может быть изготовлена в нотариальной конторе, при этом нотариусом будет взыскан тариф за оказанную услугу технического характера.
Засвидетельствовать можно любое количество копий (копий с копии и выписок) документов. При этом каждая копия (копия с копии и выписка) регистрируется в реестре для регистрации нотариальных действий нотариуса, каждой из них присваивается отдельный номер в реестре, и тариф за каждую из них взыскивается отдельно.
Срок действия нотариально засвидетельствованной копии законом не ограничен, так как копия подтверждает лишь то, что на дату ее свидетельствования она соответствовала представленному оригиналу.
КОПИЯ ДОКУМЕНТА
Свидетельствование копии документа — нотариальное действие, направленное на свидетельствование идентичности содержания подлинника документа его копии. Свидетельствуя верность копии, нотариус не удостоверяет фактов, изложенных в документе, а только подтверждает тождественность текста и реквизитов оригинала документа его копии. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них осуществляется нотариусами в соответствии с положениями статей 77-79 Федерального закона «Основы законодательства РФ о нотариате» от 11.02.1993 г. № 4462-1 (последняя редакция 02.10.2012 г.) (далее — Основы). Специальных нормативных актов, регулирующих вопросы свидетельствования верности копий, в настоящее время нет.
Свидетельствование копий документов имеет большое значение в защите и реализации интересов граждан и юридических лиц. Свидетельствование копий, копий с копии и выписок из документов — это самые распространенные нотариальные действия. В моей практике эти действия составляют примерно 45 % от общего количества совершаемых нотариальных действий. Гражданину может потребоваться нотариально засвидетельствованная копия документа для поступления на работу, в учебное заведение, для оформления наследства, для получения пособий, пенсий и выплат, а также для совершения различных сделок с имуществом. Кроме того, нотариальное свидетельствование копий требуется для организации деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, например для регистрации юридических лиц, получения разрешений и лицензий, открытия банковских счетов, получения и выдачи денежных средств; самые частые ситуации — это, конечно же, копии, предоставляемые участниками различных конкурсов и тендеров, и этот список можно продолжать бесконечно.
Перед тем как засвидетельствовать копию документа, нотариус должен проверить тот факт, что содержание оригинала документа соответствует требованиям действующего законодательства РФ. Сложность работы с копиями заключается в том, что нотариусу необходимо постоянно отслеживать изменения действующего законодательства, включая требования к документам, их формам и реквизитам.
Нотариальное свидетельствование копий документов осуществляется только при предъявлении подлинников документов. Под подлинным документом понимается документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подлинником (официального) документа является первый или единичный экземпляр официального документа.
Законом запрещается нотариальное свидетельствование копий:
• документов, на которых есть указание на то, что документ не подлежит копированию;
• документов, имеющих гриф секретности;
• медицинских документов, содержащих информацию о психических и иных заболеваниях;
• договоров в простой письменной форме, на которых подлинность подписей участников не удостоверена нотариально;
• дипломов об образовании, на которых не проставлен регистрационный номер, нет подписей должностных лиц;
• выписок из зачетной ведомости без представления диплома;
• документов, составленных за пределами РФ и не легализованных в соответствии с требованиями международных договоров.
Статья 45 Основ устанавливает перечень требований к документам, представляемым для совершения таких нотариальных действий. Так, для совершения нотариального действия документ должен быть:
написан ясно и четко, без использования карандаша;
свободным от подчисток либо приписок, зачеркнутые слова и иные исправления должны быть оговорены;
относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц — без сокращений, с указанием адресов их органов;
фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью;
листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью в документе, объем которого превышает один лист.
К содержанию и оформлению документа, верность копии которого необходимо засвидетельствовать нотариально, также предъявляются определенные требования. Нотариус не имеет права свидетельствовать копии документов в следующих случаях:
• текст документа содержит информацию, противоречащую законодательным актам Российской Федерации (противоречащими закону признаются документы, имеющие противозаконное содержание либо сведения, порочащие честь и достоинство гражданина, деловую репутацию организации);
• документ, представленный для совершения нотариального действия, не соответствует требованиям законодательства по форме и способу выполнения (например, выдан неуполномоченным органом);
• в тексте документа присутствуют неоговоренные исправления, приписки, подчистки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления или какие-либо иные особенности;
• документ либо его часть исполнены (написаны) карандашом;
• документ имеет нечитаемые фрагменты текста, печати, реквизиты, либо подписи заверивших его лиц или другие особенности, которые могут привести к неверному пониманию его содержания и вызывают сомнения в его подлинности;
• целостность документа нарушена;
• документ, состоящий более чем из одного листа, не пронумерован, не прошит и не скреплен печатью и подписью уполномоченного должностного лица;
• документ составлен за рубежом и не прошел легализацию в установленном законодательством порядке либо не соответствует каким-либо требованиям международных договоров;
• подпись на документе выполнена при помощи факсимильного штампа либо иного технического способа;
• поверхность документа заламинирована или скрыта иным техническим способом, в результате чего нет возможности сделать однозначных выводов о его подлинности.
В соответствии с правилами совершения нотариальных действий нотариус устанавливает личность гражданина, обратившегося по вопросу свидетельствования копий документов. Установление факта полной дееспособности лица при свидетельствовании верности копий документов не требуется.
Техническое исполнение свидетельствования копии документа выглядит следующим образом: копия документа может быть исполнена (изготовлена) от руки, с использованием технических средств или способом свето- либо фотокопирования. Оформляемая копия, в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим законом к нотариальному документу, должна содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений.
Если копия документа изготовлена путем свето- или фотокопирования, то в левом верхнем углу проставляется слово «копия». Если копия изготовлена иным образом, то помимо слова «копия» в тех местах, где в оригинале имеется собственноручно поставленная подпись, а также печать организации, в копии документа указываются слова «подпись» и «печать учреждения, выдавшего документ» соответственно.
На первой странице копии документа в правом нижнем углу под текстом документа проставляется часть наименования населенного пункта (например, «г. Моск-»), в котором практикует нотариус, а окончание наименования населенного пункта («-ва») переносится на последнюю страницу копии документа рядом с удостоверительной надписью с целью обозначить начало и конец документа. Все эти особенности исполнения копии документа, так называемые технические хитрости, позволят отличить представленную копию документа принимающему ее нотариусу от поддельной копии.
В самом конце текста копии проставляется удостоверительная надпись нотариуса. При свидетельствовании копии документа используется удостоверительная надпись Форма № 52 (Приказ Минюста РФ от 10.04.2002 г. № 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» с последними изменениями и дополнениями от 16.02.2009 г. (далее — Приказ № 99)):
«Город (село, поселок, район, край, область, республика).
Дата (число, месяц, год) прописью.
Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность этой копии с подлинником документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет.
Зарегистрировано в реестре за №__________________
Взыскано госпошлины (по тарифу)__________________
Печать Нотариус Подпись».
Текст удостоверительной надписи должен быть изложен непосредственно на копии и не может быть подшит либо подклеен к тексту копии в виде отдельного листа.
Все указанные выше надписи, используемые при свидетельствовании копии документа, могут быть написаны вручную, выполнены с использованием мастичных штампов или впечатаны с использованием технических средств, например компьютера и принтера. Вне зависимости от способа изготовления удостоверительной надписи подпись под ней нотариус всегда ставит собственноручно. Проставляется оттиск гербовой печати. Чернила, используемые при совершении удостоверительной надписи, как в ручке, так и в гербовой печати и штампах, должны быть только голубого, синего или фиолетового цвета.
В деятельности юридических лиц чаще всего требуются нотариальные копии уставов, учредительных договоров, свидетельств, выданных налоговым органом, доверенностей, а также копий внутренних документов.
Рассмотрим данные виды документов и специфику нотариального свидетельствования их копий по отдельности.
1. Устав и учредительный договор
Эти документы должны быть прошиты, т. к. всегда содержат более одного листа. В разное время в Российской Федерации существовали различные правила оформления учредительных документов. В частности, они удостоверялись нотариально, подлинность подписей в них свидетельствовалась нотариально, они регистрировались в администрациях населенных пунктов или в специальных регистрационных отделах (службах, управлениях) при администрациях населенных пунктов, а начиная с 2002 года регистрируются в налоговом органе или в территориальном управлении Министерства юстиции РФ. Отметки о соответствующей регистрации располагаются либо на титульной странице, либо в конце документа. В любом случае документ, не прошедший ни одну из вышеуказанных регистраций, не является легитимным.
Учредительный договор исключен из числа учредительных документов для вновь создаваемых обществ с 2009 года, однако он не утратил своей юридической силы для предприятий, созданных до 2009 года. Требования его регистрации идентичны правилам, действовавшим в соответствующее время в отношении устава.
Для нотариального свидетельствования копий данных документов необходимо откопировать все страницы, включая и сторону, на которой находятся сведения о том, что документ прошит, подписан и скреплен печатью (сшивка). Встречаются ситуации, когда в целях удобства и экономии времени лица обращаются в нотариальную контору не с откопированным документом, а с текстом устава, распечатанным из файла, хранящегося в компьютере. Это допустимо, но при этом обязательно необходимо откопировать страницы, на которых регистрирующие органы проставили регистрационные надписи. То есть копия должна содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений.
2. Свидетельство и выписка, выданные налоговым органом, лицензия, сертификат, свидетельство СРО, свидетельство о государственной регистрации права и т. д.
Эти документы имеют большое значение в деятельности юридических лиц, но в нотариальной практике относятся к категории «прочие документы». Здесь, как правило, сложности в подготовке их копии не возникает. Главное — чтобы подлинник документа был выдан уполномоченным органом и содержал все необходимые вышеуказанные реквизиты. Если документ состоит из нескольких листов, то листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Для подготовки копии необходимо скопировать весь документ целиком, включая страницу, содержащую сшивку.
3. Доверенности
Доверенности, встречающиеся в документообороте юридического лица, могут быть оформлены как от имени физических лиц, так и от имени юридических лиц. В зависимости от того, кто является доверителем, существуют определенные тонкости для нотариального свидетельствования копии с таких документов.
а) Доверенность от имени физического лица. Нотариально засвидетельствовать копию возможно только с доверенности от имени физического лица, удостоверенной в нотариальном порядке или в порядке, приравненном к нотариальному (ст. 185.1 Гражданского кодекса РФ). Засвидетельствовать в нотариальном порядке копию с доверенности от имени физического лица, совершенной в простой письменной форме, нельзя.
б) Доверенность от имени юридического лица. В пункте 5 статьи 185 ГК РФ в ранее действовавшей редакции (до 01.09.2013 г.) были установлены дополнительные требования к форме доверенности, выданной от имени юридического лица. Таким дополнительным требованием являлось наличие помимо подписи уполномоченного лица еще и печати организации.
Пункт 4 статьи 185.1 ГК РФ в редакции Федерального закона № 100-ФЗ, вступившей в силу с 01.09.2013 г., гласит: «Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами».
Таким образом, дополнительные требования к доверенности от имени юридических лиц в виде наличия печати отменены.
Отсюда доверенность от имени юридического лица, оформленная до 31.08.2013 г. включительно, обязательно должна содержать подпись руководителя или иного уполномоченного лица и печать организации, а доверенность, оформленная после 31.08.2013 г., должна быть только подписана руководителем или иным уполномоченным лицом.
Оба вида доверенностей юридического лица — с печатью, оформленные до 31.08.2013 г. включительно, или без печати, оформленные после 31.08.2013 г., — являются надлежащими документами и, соответственно, их копии подлежат нотариальному свидетельствованию.
Законом предусматриваются случаи, когда доверенность от имени юридического лица должна быть нотариально удостоверена в обязательном порядке, например, в Федеральном законе от 21.07.1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» в статье 16 закреплено:
«Государственная регистрация прав проводится на основании заявления правообладателя, сторон договора или уполномоченного им (ими) на то лица при наличии у него нотариально удостоверенной доверенности <…>»
Следовательно, нотариально засвидетельствовать копию доверенности юридического лица, содержащую полномочия, связанные с государственной регистрацией прав на недвижимое имущество и сделок с ним, возможно только, если доверенность нотариально удостоверена.
4. Внутренние документы
Подлинник внутреннего документа организации для нотариального свидетельствования его копии должен содержать следующие реквизиты: дата выдачи документа, подпись уполномоченного лица и печать учреждения, выдавшего документ. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Если оригинал не содержит какого-либо из реквизитов, то засвидетельствовать его копию в нотариальном порядке невозможно.
Засвидетельствовать в нотариальном порядке копию решения или протокола о создании юридического лица возможно только в случае, если в соответствии со ст.ст. 78, 80 Основ «подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом».
Учитывая, что в подавляющем большинстве случаев подлинность подписи(ей) учредителя(ей) в акте о создании юридического лица нотариально не засвидетельствована, копии с них засвидетельствовать в нотариальном порядке невозможно.
ВЕРНОСТЬ ВЫПИСКИ ИЗ ДОКУМЕНТА
При свидетельствовании верности выписки из документа необходимо руководствоваться всеми правилами, относящимися к свидетельствованию копии документа. Однако имеются определенные дополнительные особенности для этого нотариального действия.
Абзац 2 статьи 77 Основ:
«Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.»
В качестве примера можно привести выписку из протокола, где отдельные параграфы протокола содержат не связанные между собой вопросы — назначение одного лица, увольнение другого, изменение размера уставного капитала и т. д.
Нотариус обязан тщательно сверить текст выписки с подлинником документа.
Среди нотариусов существуют различные мнения по вопросу о том, каким действием является свидетельствование копии паспорта в случае, если свидетельствуется не весь документ, а лишь несколько страниц из него. Некоторые нотариусы оформляют этот документ как копию, другие же практикуют верность выписки. В любом случае, нотариальный акт имеет равнозначную юридическую силу, а соответствующий документ является легитимным.
При свидетельствовании верности выписки из документа используется удостоверительная надпись Форма № 52 (Приказ № 99).
КОПИЯ С КОПИИ ДОКУМЕНТА
При свидетельствовании копии с копии документа необходимо руководствоваться всеми правилами, относящимися к свидетельствованию копий документов. Вместе с тем и у данного нотариального действия имеются свои тонкости.
Свидетельствование верности копии с копии документа осуществляется нотариусом при условии соблюдения правил, зафиксированных в статье 79 Основ. Закон позволяет нотариусу выполнять свидетельствование верности копии с копии документа, но только при условии, что верность первоначальной копии была засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого непосредственно исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке юридического лица, скреплена печатью, а также должна иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
При свидетельствовании копии с копии документа используется удостоверительная надпись Форма № 53 (Приказ № 99).
Удостоверительной надписи для «копии с копии с копии с копии и т. д. документа» действующими формами не предусмотрено, т. е. свидетельствование последующих копий с копии с копии недопустимо.
При обращении к нотариусу требуются следующие документы:
оригинал документа, копия (копия с копии или выписка) которого необходима;
оригинал действующего паспорта либо иного документа, удостоверяющего личность;
подготовленный экземпляр копии (копии с копии, выписки). В случае отсутствия у обратившегося лица копии документа она может быть изготовлена в нотариальной конторе, при этом нотариусом будет взыскан тариф за оказанную услугу технического характера.
Засвидетельствовать можно любое количество копий (копий с копии и выписок) документов. При этом каждая копия (копия с копии и выписка) регистрируется в реестре для регистрации нотариальных действий нотариуса, каждой из них присваивается отдельный номер в реестре, и тариф за каждую из них взыскивается отдельно.
Срок действия нотариально засвидетельствованной копии законом не ограничен, так как копия подтверждает лишь то, что на дату ее свидетельствования она соответствовала представленному оригиналу.
