Практические советы по организации удаленной работы: перевод сотрудников, внедрение контроля и отчетных процедур

Представьте, пришло в адрес вашей компании письмо из Правительства Москвы: «Уведомляем, что среди сотрудников Вашей организации выявлен заболевший новой коронавирусной инфекцией (COVID-19)». Согласитесь, шокирует? Конечно, но только в случае, если этот сотрудник находился в офисе и контактировал с другими. Но риск в разы уменьшается, если большая часть сотрудников вашей компании работает удаленно. Так поговорим с вами про очень актуальную на сегодняшний день тему — перевод сотрудников на удаленную работу и как дальше с этим жить.

В интернете огромное количество информации о том, как организовать удаленную работу. Расскажу немного о том, как это происходит в нашей компании, Акционерном обществе «Регистраторское общество «СТАТУС» (далее — Регистратор).

С чего начать? Необходимо определить потребности и возможности. Как мы делали это в нашем Регистраторе? Мы провели опрос среди сотрудников. Для этого можно использовать такой инструмент, как опросник Google. Очень быстро и просто. Направляете всем ссылку с формой опроса, получаете ответы и анализируете. Благодаря опросу вы узнаете, как сотрудники относятся к удаленной работе, каких инструментов сотрудникам не хватает для полноценной работы из дома, какие опасения возникают в связи с удаленкой. Данный опрос можно также провести и анонимно.

Вот, например, часть результатов опроса (см. схемы 1–4), проводимого в сентябре 2020 г. в центральном офисе нашего Регистратора.

 

Схема 1. Нравится ли вам работать удаленно?

 

Схема 2. Пострадала ли эффективность вашего взаимодействия с другими подразделениями?

 

 

Схема 3. Сравните вашу работу из дома и в офисе

 

На основании полученных результатов вы поймете, кого переводить, что для этого нужно и в какие сроки вы сможете перевести людей с наименьшими затратами и потерями. Например, в нашем Регистраторе на сегодняшний день 50% сотрудников работают удаленно, остальные на смешанном режиме с чередованием работы в офисе и дома.

И вот наступил тот счастливый день, когда вы перевели часть сотрудников и ваш офис опустел. В связи с этим возникают следующие вопросы: как контролировать работу, чем сотрудники занимаются вне офиса? Выполняют ли они все поставленные задачи? С какими сложностями каждый из них столкнулся, оставшись в четырех стенах один на один с компьютером, списком задач и вопросов про организацию своей удаленной работы?

Контроль за дистанционными сотрудниками — обязательная процедура для любого работодателя. Она позволяет оперативно устранять задержки в процессе исполнения трудовых обязанностей, оценивать выполненные сотрудниками объемы и эффективность их труда. Способы контроля могут быть разные в зависимости от того, что требуется контролировать — рабочее время или результаты работы.

Можно построить систему контроля по-разному, например:

• 1. Пошагово отслеживать рабочий день удаленного сотрудника, включая отправленные документы, время реакции на обращение, детализацию звонков.

  + Возможность достоверной оценки продуктивности, контроль нежелательной активност... ✂