ПРИМЕНЕНИЕ ФАКСИМИЛЕ ПОДПИСИ РУКОВОДИТЕЛЯ КОМПАНИИ: УРОКИ СУДЕБНОЙ ПРАКТИКИ

В последнее время использование в корпоративной практике факсимиле подписи единоличного исполнительного органа, председателя совета директоров, корпоративного секретаря, а также других руководящих работников компании стало довольно популярным. Полагаем, причины заключаются, во-первых, в существенной интенсификации оборота оригиналов и копий документов на бумажных носителях, не исключая работы акционерных обществ в порядке ст. 91 Федерального закона Об акционерных обществах" № 208-ФЗ от 26.12. 1995 г. (далее - ФЗ Об акционерных обществах") и п. 4 ст. 65.3 Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ), во-вторых, в общей популяризации технических средств при реализации управленческих процедур, постепенно вытесняющих консервативные" методы.

Однако и сторонники последних, не согласные с мотивами так удобней" и разрешено все, что прямо не запрещено", явно не хотят сдаваться без боя.

Подпись, в том числе руководителя компании, - это, в силу общего правила, подпись от руки, личная подпись. Применение техники наведения (проецирования) подписи, в том числе в форме штампа, должно быть одобрено тем, кому заверенный таким образом документ вручается, в противном случае он вправе наставать именно на подписи руки". Факсимильное исполнение документа равносильно его подписанию тем, в чьих руках оказывается штамп или электронный файл, и не вполне понятно, как к этому относится уполномоченный (надлежащий) подписант. Ст. 160 ГК РФ четко указывает на пределы применения факсимиле в гражданско-правовой практике: они злободневны и для корпоративно-правового сегмента этих отношений.

Обратимся к некоторым итогам обобщения новейшей судебной-арбитражной практики, которая содержит оценку законности и обоснованности применения факсимиле подписи руководителей компании. Актуальность изучения соответствующих судебных прецедентов продиктована тем, что, как показывает их анализ, унифицированный правоприменительный подход к оценке схожих обстоятельств пока не состоялся.

Применение подписи должностного лица компании в учетно-налоговой практике

Анализ актуальных судебных актов показывает, что, как правило, оценки правомочности использования факсимиле судами, рассматривающими различные налоговые споры, категорично отрицательны. Приведем примеры.

Фрагменты Постановления Федерального арбитражного суда Центрального округа от 15.07.2013 г. № Ф10-2076/13 по делу № А48-2869/2012.

Налоговым органом с целью проверки надлежащего оформления представленных налогоплательщиком счетов-фактур была назначена технико-криминалистическая экспертиза. Согласно заключению эксперта от 18.04.2012 № 1220-1223 подписи на ряде переданных на исследование счетах-фактурах и товарных накладных ООО И.", ООО У.", ООО Э.", ООО К.Д." выполнены с применением технических средств, а именно являются изображением подписей, нанесенных с помощью факсимильных печатных форм (факсимиле). Кроме того, судом установлено, что счета-фактуры № 511 от 10.09.2010 и № 595 от 19.02.2009, представленные в материалы дела, предпринимателем при про��едении проверки налоговому органу не представлялись, при этом в графе подпись руководителя" проставлено факсимиле, что подтверждено самим А. в судебном заседании 05.10.2012".

В связи с этим, суды пришли к обоснованному выводу о несоответствии порядка заполнения указанных счетов-фактур требованиям ст. 169 НК РФ и признали правомерной позицию Инспекции в отношении доначисления НДС по указанному основанию, отказав в удовлетворении требований налогоплательщика в соответствующей части. Данная правовая позиция соответствует выводам, изложенным в Постановлении Президиума ВАС РФ № 4134/11 от 27.09.2011 и правомерно была учтена судами при рассмотрении настоящего дела".

Подобная точка зрения зафиксирована в мотивировочной части Постановления Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 19.07.2012 г. № Ф04-2650/12 по делу № А27-5495/2011 (Отменяя решение суда первой инстанции в части, апелляционный суд правильно указал, что положениями статьи 169 Налогового кодекса не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете", в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам". Аналогичная позиция содержится в Постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 27.09.2011 № 4134/11").

В ряде случаев по указанной категории споров суды скептически воспринимали применение факсимиле руководителя не просто, так сказать, по формальным критериям оценки данной техники, а исследуя обстоятельства фактического волеизъявления руководителя-подписанта при простановке соответствующих штампов компании.

Фрагмент Постановления Федерального арбитражного суда Уральского округа от 25.06.2014 г. № Ф09-3985/14 по делу № А76-27380/2013.

Как указывает в жалобе Общество, акт проверки от 29.10.2013 № 1586 содержит факсимильную подпись генерального директора Общества. Однако, предлагая кассационному суду усомниться в том, что факсимильной подписью генерального директора Общества распоряжается только сам руководитель, не приводит, в нарушение ст. 65 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, ссылок на материалы дела, которые бы свидетельствовали о несанкционированном выбытии факсимиле подписи генерального директора Общества из-под его контроля".

Интересны в этом плане также Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 03.04.2014 г. № Ф09-842/14 по делу № А71-657/2013 (как объяснил руководитель К., ООО С." использовалось для оформления сделок без фактического их исполнения; от имени указанной организации действовали иные лица. Сотрудниками УНП МВД по Удмуртской Республике были изъяты документы и предметы организаций, задействованных в схеме выведения денежных средств компании, и факсимиле подписей руководителей, в том числе К); Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 12.12.2013 г. № Ф06-11131/13 по делу № А06-639/2013; Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 25.11.2013 г. № Ф09-12068/13 по делу № А71-15531/2012 и др.

Приведенные ниже положения можно считать своего рода развернутым правовым обоснованием негативного в целом восприятия судами применения компаниями-налогоплательщиками исследуемого инструмента, в том числе в контексте принципа диспозитивности.

Фрагменты Постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 29.09.2015 г. № Ф07-7446/15 по делу № А21-9443/2014.

Суды также указали, что подписание первичных документов с использованием факсимильной подписи не является основанием для отказа в налоговом вычете. Суд кассационной инстанции не может согласиться с данным выводом".

Вывод судов о том, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, не предусматривают запрета на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле, кассационная инстанция отклоняет как основанный на неправильном толковании норм материального права. Высший Арбитражный Суд Российской Федерации в Постановлении Президиума от 27.09.2011 № 4134/11 указал, что факсимиле представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Положениями статьи 169 НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры, нет подобной нормы и в Законе № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по такому счету-фактуре. Следовательно, подписание счетов-фактур посредством факсимиле не подтверждает соблюдения требования пункта 6 статьи 169 НК РФ об обязательности их подписания управомоченными лицами".

Такого рода правовая позиция формирует, если угодно, тренд, однако, справедливости ради, следует отметить, что имеются и отдельные изъятия из правила".

Фрагменты Постановления Арбитражного суда Московского округа от 17.09.2015 г. № Ф05-11993/15 по делу № А40-7601/2015.

Суды также отметили, что в определениях Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 15.01.2010 № ВАС-17618/09, от 19.02.2010 № ВАС-755/10, от 11.02.2010 № ВАС-1159/10 сформирована правовая позиция, согласно которой действующее налоговое законодательство не содержит норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле. Более того, наличие на оспариваемых актах печати Ф. свидетельствует о заверении верности подписи должностного лица, действовавшего от имени ответчика".

Применение подписи должностного лица компании в договорной практике

В указанном сегменте корпоративных отношений судебные оценки применения интересующей нас техники не столько категоричны, как в судебных актах по налоговым правоотношениям.

Так, в сентябре 2015 года окружной суд московской арбитражной вертикали оценил вполне лояльно применение факсимиле подписи, не согласившись в этой части с выводами коллег, рассматривавших спор ранее. Данная позиция опиралась на два основных довода, кратко приведенных ниже.

Фрагменты Постановления Арбитражного суда Московского округа от 10.09.2015 г. № Ф05-10841/15 по делу № А40-100436/2014.

Согласно заключению экспертами сделаны выводы: 1. Подписи от имени Д.Г.Г. lt;hellip;gt; нанесены с помощью одного факсимиле. 2. Оттиски печати ООО Г.С." lt;hellip;gt; нанесены одной и той же печатной формой lt;hellip;gt; Оценив экспертное заключение, суд, приняв во внимание, что спорные документы (дополнительное соглашение и акты о приемке выполненных работ по нему) подписаны с использованием факсимиле подписи генерального директора ООО Г.С." с проставлением оттиска печати указанного общества, пришел к выводу, что дополнительное соглашение № 1 от 25.04.2013 не заключено, поскольку из положений договора следует, что сторонами не предусмотрено использование факсимильного воспроизведения подписи на дополнительных соглашениях и иных документах. Данный вывод суда является ошибочным".

Подпись генерального директора ответчика, как подлинная, так и факсимильная, на спорных и бесспорных документах, в том числе на неоспариваемом договоре, заверена одной и той же печатью ООО Г.С.". Проставление печати на документе имеет целью именно заверение подлинности подписи лица, подписавшего документ.

Согласно пункту 3.25 Постановления Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 г. № 65-ст О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов") оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Следовательно, проставив печать на спорных дополнительном соглашении и актах о приемке выполненных работ по нему, ответчик заверил тем самым подлинность подписи генерального директора, проставленной с использованием факсимиле[1]. Судом данное обстоятельство не учтено".

Норма пункта 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации направлена на установление баланса интересов между потребностями ускоренного документооборота и необходимостью установления источника волеизъявления. Факсимиле (в переводе с латинского - сделай подобное) представляет собой клише, т. е. точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

Действительно, закона, устанавливающего порядок использования факсимильного воспроизведения подписи при заключении договоров, нет. В условиях договора стороны не согласовали использование факсимиле. Вместе с тем, не содержит договор и запрета использования такого факсимильного воспроизведения подписи. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон".

Суду надлежало оценить все документы и условия договора в совокупности, в том числе и локальные сметные расчеты и акты о приемке работ по основному договору, которые подписаны также с использованием факсимиле, а также что факт заключения договора и обоснованности оплаты предшествующих актов, имеющих также факсимильную подпись и оттиск такой печати, ответчиком не оспариваются, и в зависимости от этого разрешить вопрос о том, сложились ли у сторон определенные обычаи по использованию факсимильного воспроизведения подписи при взаимодействии по договору с дополнительным соглашением, являющемуся основанием иска, и исходя из этого разрешить вопрос о заключенности дополнительного соглашения. При этом суду следует учитывать, что, например, акт, подписанный заказчиком с использованием факсимиле подписи, является надлежащим доказательством выполнения работ, если ранее заказчик уже подписывал таким образом акты приемки и оплачивал работы, принятые по этим актам. Также суду следует учесть пункт 3.25 Постановления Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 г. № 65-ст О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").

При таких обстоятельствах суд кассационной инстанции считает, что судебные акты в части отказа в удовлетворении иска не являются законными и обоснованнымиhellip;".

Аналогичные выводы содержат также Постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 09.04.2012 г. № Ф02-1108/12 по делу № А33-11872/2011 (Утверждение заявителя кассационной жалобы о том, что принятые в качестве доказательств акты об оказании услуг представлены ответчику в качестве образцов, на которых использовалось факсимиле с имитацией подписи директора, является несостоятельным, поскольку совокупность имеющихся в деле доказательств не свидетельствует об отсутствии волеизъявления ООО К." на подписание данных актов") и Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 05.09.2014 г. № Ф09-4177/14 по делу № А07-19994/2013 (Ссылка на то, что в представленных истцом договорах строительного подряда вместо личной подписи руководителя ответчика проставлена факсимильная подпись без наличия соответствующего соглашения сторон о возможном применении сторонами факсимильной подписи отклонена судом апелляционной инстанции с указанием на то, что имеющиеся в материалах дела документы, а также частичная оплата выполненных работ свидетельствуют о фактическом исполнении обязательств, обусловленных представленными в материалы дела договорами, а также об одобрении указанных сделок, что исключает возможность признания их незаключенными либо ничтожными в силу отсутствия волеизъявления стороны").

А вот появившийся примерно в то же время вердикт другого окружного суда содержал отрицательную оценку применения в договорной практике факсимиле при отсутствии соответствующего соглашения сторон относительно использования этой техники.

Фрагменты Постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 29.10.2015 г. № Ф07-730/15 по делу № А56-56460/2014.

В соответствии с пунктом 2 статьи 160, пунктом 2 статьи 434 ГК РФ договор может быть заключен путем обмена документами, посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору; использование при подписании договора факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В рассматриваемом случае представленный ООО Т." в материалы дела Договор не содержит ни электронной цифровой подписи, ни аналога собственноручной подписи С. В материалы дела подателем жалобы представлен Договор с факсимильной (копированной) подписью технического директора ООО Ж. Ф." С.

Однако сторонами не достигнуто соглашения о придании юридической силы Договору, подписанному посредством факсимильного воспроизведения подписи. Ссылка подателя жалобы на отсутствие мотивированного отказа ответчика от приемки выполненных работ правомерно отклонена судами обеих инстанций, поскольку в рассматриваемом случае договорных обязательств между сторонами не возникло".

Примерно таким же образом оценил схожие обстоятельства столичный окружной арбитражный суд (но, если иметь в виду ранее прокомментированный нами акт, уже в другом составе).

Фрагменты Постановления Арбитражного суда Московского округа от 13.10.2015 г. № Ф05-12518/15 по делу № А40-75634/2014.

При этом, соглашением сторон (договором) в рассматриваемой ситуации не определена возможность совершения сделки с помощью факсимильного воспроизведения подписи, представленный Истцом Договор № 03/12-МХ от 27.02.2012 с факсимильным воспроизведением подписи со стороны Ответчика свидетельтствует о ее отсутствии, что требует признания судом Договора № 03/12-МХ от 27.02.2012 незаключенным, а его условия не согласованными сторонами, что делает его недопустимым доказательством совершения оспариваемой сделки в силу статьи 68 АПК РФ".

Еще пример. Фрагменты Постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 28.09. 2015 г. № Ф02-5182/15 по делу № А19-4299/2014.

Из заключения эксперта следует, что со стороны цедента (второго ответчика) подпись руководителя не является рукописной, а выполнена оттиском факсимильной печатной формы (факсимиле), нанесенным штемпельной краской. В силу пунктов 1, 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации письменная форма спорного договора цессии не соблюдена, поскольку рукописная подпись со стороны цедента отсутствует, и сторонами не согласована возможность использования факсимильного воспроизведения подписи. При указанных обстоятельствах, исходя из требований статей 153, 160, 161, 389, 432, 434 Гражданского кодекса Российской Федерации, суд апелляционной инстанции пришел к выводу о том, что спорный договор цессии является незаключенным, поскольку со стороны цедента данный договор не подписан, а его руководитель подписание договора, представленного в материалы дела истцом, отрицает. Оснований считать, что сторонами данного договора его условия согласованы в установленной законом форме, не имеется".

В порядке подведения итогов сформулируем некоторые практические рекомендации.

1. Факсимильная техника подписания документов, формирующих заключение и исполнение сделок акционерного общества, а равно заверения копий документов в порядке ст. 91 ФЗ Об акционерных обществах" и п. 4 ст. 65.3 ГК РФ оправдана при особо интенсивном документообороте в соответствующем сегменте корпоративных правоотношений. В противном случае представляется обоснованным применять консервативные методы работы (подпись руки").
2. Применение факсимиле подписи соответствующего руководителя в учетно-налоговой практике в любом случае сопряжено со значительными правоприменительными рисками и при прочих равных корпоративных обстоятельствах себя не оправдывает. При этом важно учесть реабилитационное значение" оттиска печати организации.
3. Имея в виду требования п. 2 с. 160 ГК РФ, при использовании факсимиле подписи в договорной практике лучше явным образом такую возможность прописывать в соответствующих договорах или дополнительных соглашениях.
4. Техническую" дилемму п. 2 ст. 160 ГК РФ (факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования") лучше разрешить в пользу механического копирования. Ему же резон отдать приоритет и в корпоративно-секретарской практике. Иными словами, проставление факсимиле подписи соответствующего руководителя лучше осуществлять с помошью штампа, работа с которым, хотя, как считается, и менее престижна", чем работа в данной области с электронным устройством, но, несомненно, более надежна, в частности, в плане идентификации исполнителя.
5. Практика показывает, что локальный нормативный акт акционерного общества Положение о печати и штампах акционерного общества" (или аналогичный по существу и названию), будучи профессионально разработанным, позволяет эффективно отрегулировать многие недоговоренности" законодательства и противоречия судебной практики в этой сфере. В документе может и должна найти отражение, в частности, факсимильная проблематика" (под какие должности" изготовляется факсимиле подписи, где хранятся контрольные оттиски данных штампов, кто, в каком порядке, в каких случаях вправе применять оттиск соответствующего штампа, можно ли его передавать иным лицам и т. д.).