208-ФЗ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ СОБРАНИЙ

Постоянное развитие информационных технологий и мгновенный доступ в Интернет с персональных мобильных устройств постепенно приучили нас к тому, что любая услуга или сервис могут быть получены без личного присутствия. Тем не менее, есть ряд процедур, перевод которых в виртуальное пространство требует тщательной подготовки и разработки соответствующей законодательно-нормативной базы.

В начале 2000 годов разговоры о возможности голосования акционеров на общих собраниях с помощью WEB-сервисов звучали как научно-техническая фантастика. Однако через десять лет фантазия" постепенно стала превращаться в реальность, и сегодня постоянными пользователями электронного документооборота в рамках проведения корпоративных процедур являются номинальные держатели со своими депонентами, регистраторы и эмитенты ценных бумаг. Еще совсем немного, и к их числу присоединится самая многочисленная группа участников - акционеры.

При внедрении электронного документооборота (ЭДО) для акционеров на собраниях прежде всего необходимо законодательно четко урегулировать два основных условия: первое - способ и сроки доведения информации о собрании, второе - информирование о результатах голосования. Для этого в несколько этапов соответствующие новации были внесены в существующую нормативную базу, а именно Федеральный закон Об акционерных обществах" № 208 от 24.11.1995 г. (далее - ФЗ-208 от 24.11.1995 г.) и Федеральный закон № 39 О рынке ценных бумаг" от 22.04.1996 г. (далее ФЗ-39 от 22.04.1996 г.).

Подготовка к собранию

На первом этапе в статью 52 ФЗ-208 от 24.11.1995 г. были внесены изменения, связанные с порядком информирования акционеров о предстоящих собраниях. 1 января 2014 года вступил в силу Федеральный закон О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации" от 29.12.2012 г. № 282-ФЗ в части, касающейся изменений порядка уведомления акционеров и номинальных держателей акций, находящихся в реестре, о проведении общих собраний. Рассмотрим их более подробно.

До изменений ФЗ-208 предписывал направлять уведомления каждому лицу, указанному в списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, только заказным письмом, если уставом общества не предусмотрен иной способ отправки этого сообщения в письменной форме или вручение под роспись. Допускалась возможность уставом общества установить такой способ уведомления о предстоящем собрании, как публикация соответствующего сообщения в доступном для всех акционеров общества печатном издании, определенном уставом общества.

Изменение 52 статьи акционерного закона расширило этот инструментарий. В настоящее время, помимо почтовых отправлений, возможна публикация в печатном издании и размещение на интернет-сайте, определенном уставом общества, либо размещение только на определенном уставом общества интернет-сайте общества. Предусмотрев несколько альтернативных способов оповещения своих акционеров о предстоящем корпоративном мероприятии, эмитент:

• сокращает издержки акционерных обществ, связанные с проведением собрания,
• создает возможности привлечения для участия в собрании большего количества акционеров, в некоторых случаях обеспечивая тем самым кворум по сложным вопросам (сделки, в совершении которых имеется заинтересованность; избрание ревизионной комиссии общества),
• страхует общество от нападок недобросовестных акционеров, якобы не уведомленных о предстоящем собрании.

При этом общество вправе дополнительно информировать акционеров о проведении общего собрания акционеров любыми способами, в том числе - через иные средства массовой информации (телевидение, радио).

Обновленный Гражданский кодекс РФ делает предусмотренные законодательством способы уведомления акционеров о предстоящем собрании диспозитивными для непубличных акционерных обществ. Такие общества своим уставом могут предусмотреть любые иные способы уведомления, в том числе - через электронную почту или смс-сообщение. Что касается публичных акционерных обществ, в этом вопросе они должны придерживаться порядка уведомления, установленного законодательством.

Если в реестре акционеров был открыт счет номинального держателя, то ранее законодательство предусматривало направление такому номинальному держателю акций сообщения о проведении общего собрания акционеров по его адресу (если в списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, не указан иной почтовый адрес, по которому должно направляться сообщение о проведении общего собрания акционеров, - такая ситуация возникает, когда номинальный держатель раскрыл сведения об акционерах, в интересах которых он действует). При этом номинальный держатель обязан был довести уведомление о предстоящем собрании до сведения своих клиентов в порядке и сроки, которые установлены российскими правовыми актами или договором с клиентом.

Выполнить данное требование было достаточно сложно, с учетом того, что сообщения направлялись почтовыми отправлениями (в основном Почтой России) не позднее чем за 20 дней до даты собрания, а в некоторых случаях не позднее чем за 30 дней, и конечные владельцы получали информацию с большой задержкой, что существенно влияло на участие данных акционеров в мероприятии.

В соответствии с изменениями, внесенными в п. 4 ст. 52 ФЗ-208 от 24.11.1995 г., кардинально поменялся порядок направления информации номинальному держателю акций. Сообщение о проведении общего собрания акционеров, а также информация (материалы к собранию), подлежащие предоставлению лицам, имеющим право на участие в общем собрании акционеров, при подготовке к проведению общего собрания акционеров направляются именно номинальному держателю в электронной форме (в форме электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью). Полученные документы номинальный держатель обязан довести до сведения своих депонентов (в том числе - через цепочку депозитариев) в порядке и в сроки, которые установлены нормативными правовыми актами Российской Федерации или договором с депонентом.

Основной положительный момент нововведений - значительный выигрыш во времени. Депоненты получают всю необходимую информацию о будущем собрании в режиме реального времени, в то время как акционеры, зарегистрированные в реестре, еще ждут поступления сообщения по почте.

На практике для эмитента отправка материалов к собранию посредством электронного документооборота создает определенные трудности, так как немногие из них имеют в своем распоряжении зарегистрированные в удостоверяющем центре цифровые подписи для определенных систем, договор с номинальным держателем об обмене информацией по системе электронного документооборота и т. д. В данной ситуации помочь эмитенту может регистратор, поскольку обладает всеми необходимыми для этого инструментам. К ним относятся:

• технические возможности (WEB-cервисы, специализированное ПО, наличие соответствующих специалистов),
• оформленный договор с номинальным держателем об обмене информацией по системе электронного документооборота,
• наличие зарегистрированных цифровых подписей.

Эмитенту следует обратить особое внимание на дату составления списка лиц, имеющих право на участие в собрании, т. к. именно по этой дате определяется круг лиц, которым должны осуществляться отправки, в том числе с помощью электронного документооборота. На практике регистраторы сталкиваются с ситуациями, когда при созыве собрания дата составления списка определяется менее чем за 20 дней до даты собрания. Такая практика является порочной, нарушает требования законодательства и создает риски оспаривания решений общего собрания акционеров. Законодательство говорит о том, что сообщение о предстоящем собрании должно быть направлено акционеру (неважно, каким способом) не позднее чем за 20 или, в определенных случаях, за 30 или 70 дней (в случаях когда повестка дня содержит вопрос о реорганизации общества и переизбрании совета директоров на внеочередном собрании).

Одновременно ФЗ-208 от 24.11.1995 г.указывает максимальные даты для составления списка от даты собрания. Например, дата не может быть установлена более чем за 50 дней или, в некоторых случаях, более чем за 80 дней (п.1 ст.51 ФЗ-208 от 24.11.1995 г.) до даты проведения общего собрания акционеров.

Уведомление акционеров о результатах собрания

Вторым важным этапом на пути внедрения ЭДО на собраниях стали изменения в ст. 62 п. 4 ФЗ-208 от 24.11.1995 г. 1 июля 2014 года вступил в силу Федеральный закон О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" от 21.12.2013 г. № 379-ФЗ в части, касающейся доведения до сведений акционеров итогов голосования.

Ранее корпоративным законодательством устанавливалось, что решения, принятые общим собранием акционеров, а также итоги голосования оглашались на общем собрании акционеров, в ходе которого проводилось голосование, либо итоги голосования в форме отчета об итогах голосования в десятидневный срок после составления протокола доводились до сведения лиц, включенных в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, в порядке, предусмотренном для сообщения о проведении общего собрания акционеров.

Благодаря изменениям в настоящее время вне зависимости от того, оглашались ли итоги голосования на общем собрании акционеров, они должны доводиться до сведения лиц, включенных в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, в форме отчета об итогах голосования не позднее 4 рабочих дней после даты закрытия общего собрания акционеров или даты окончания приема бюллетеней в случае проведения заочного голосования. Такие отчеты должны доводиться до акционеров в порядке, предусмотренном для направления акционерам сообщения о проведении общего собрания акционеров, то есть, например, посредством размещения соответствующего отчета на сайте.

Номинальному держателю акций отчет об итогах голосования направляется в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, в те же сроки. А он, в свою очередь, доводит такой отчет до сведения своих депонентов.

Все вышеперечисленные изменения существенно повысили уровень информированности акционеров, в том числе номинальных держателей и их депонентов, о деятельности общества и решениях, принятых на общих собраниях акционеров. Также снизились риски оспаривания собраний. Срок исковой давности по таким спорам невелик и составляет всего 3 месяца. При этом акционер не сможет требовать продления срока на основании того, что он узнал о принятых собранием решениях относительно недавно.

Проведение собрания

Третьим этапом, давшим зеленый свет" практическому применению ЭДО для акционеров на собраниях, стало внесение в августе 2014 года в действующий Федеральный закон № 39 О рынке ценных бумаг" от 22.04.1996 г. (далее - ФЗ-39 от 22.04.1996 г.) поправок, перечисленных в ст.ст. 8.3, 8.4 Федерального закона № 218-ФЗ О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" от 21.07.2014 г.

Эти изменения позволяют акционерам участвовать в общем собрании путем передачи указаний номинальному держателю или иностранному номинальному держателю голосовать определенным образом. Следует отметить, что такое право должно быть предусмотрено договором, заключенным между владельцем ценных бумаг или иным лицом, которое в соответствие с федеральным законом осуществляет права по ценным бумагам, и номинальным держателем или иностранным номинальным держателем. При использовании такого способа существует особенность, связанная с тем, что подтверждение номинальным держателем или иностранным номинальным держателем указанного права не требуется, а именно - нет обязанности предоставлять договор, содержащий положения о таком праве, подтверждение получения указаний или доверенность.

Другие особенности применения такого способа установлены добавлением ст. 8.8 в ФЗ-39 от 22.04.1996 г. Данная статья регулирует отношения, связанные с порядком участия номинального держателя или иностранного номинального держателя в голосовании на общем собрании акционеров, порядок выдачи номинальному держателю или иностранному номинальному держателю указаний о том, каким образом следует голосовать, порядок оформления такого права и сам порядок голосования.

В связи с тем, что данная процедура происходит с применением электронных документов, подписанных электронными подписями, возможность ее применения ставится в зависимость от воли эмитента. Однако в случае, если в реестре владельцев ценных бумаг открыт счет номинального держателя центрального депозитария, эмитент обязан обеспечить возможность участия в общем собрании акционеров путем направления электронного документа, подписанного электронной подписью.

Какова технология этого процесса?

• Эмитент дает поручение регистратору о направлении формы документа об электронном голосовании с информацией, содержащейся в бюллетене для голосования, центральному депозитарию и иным зарегистрированным в реестре владельцев ценных бумаг номинальным держателям. Сегодня есть соответствующие стандарты по содержанию информации и необходимых полей в данном документе, которые установлены центральным депозитарием в соответствии с п. 6 ст. 8.8. ФЗ-39 от 22.04.1996 г.
• Регистратор, в свою очередь, направляет электронный документ, подписанный электронной подписью, центральному депозитарию и зарегистрированным в реестре владельцев ценных бумаг номинальным держателям.
• В последующем сформированный номинальным держателем документ о голосовании, а также документы о голосовании, полученные номинальным держателем от своих депонентов, которые также являются номинальными держателями (они обязаны направить документ о голосовании номинальному держателю), передаются регистратору.
• Формирование электронного документа о голосовании, подписанного электронной цифровой подписью, производится номинальным держателем и иностранным номинальным держателем на основании указаний, полученных от владельцев ценных бумаг или иных лиц, которые осуществляют права по ценным бумагам.

Документ о голосовании обязательно должен содержать следующие сведения:

• о владельцах ценных бумаг и об иных лицах, которые осуществляют права по ценным бумагам;
• о количестве ценных бумаг, принадлежащих таким лицам;
• результаты их голосования по каждому вопросу повестки дня общего собрания владельцев ценных бумаг.

Регистратор, в свою очередь, учитывает при определении кворума, подсчете голосов и подведении итогов голосования документ о голосовании при своевременном его направлении, а именно:

• при проведении собрания в форме собрания (совместного присутствия) с предварительным направлением бюллетеней для голосования - не позднее 2 дней до даты собрания;
• при проведении собрания в форме заочного голосования - не позднее даты окончания приема заполненных бюллетеней.

При этом есть особенность предоставления информации от иностранного номинального держателя. С учетом того, что иностранный номинальный держатель вправе не предоставлять информацию, указанную в п. 6 ст. 8.3 и п. 10 ст. 8.4 Федерального закона № 39 О рынке ценных бумаг" от 22.04.1996 г., в том числе:

• о депонентах, подлежащих включению в список лиц, осуществляющих права по ценным бумагам, в том числе об учредителях доверительного управления;
• о лицах, подлежащих включению в список лиц, осуществляющих права по ценным бумагам, полученные номинальным держателем от своих депонентов;
• о количестве ценных бумаг, принадлежащих лицам, включенным в список, при составлении списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании владельцев ценных бумаг,

- сведения о таких лицах будут учтены при получении документа о голосовании на основании предоставленных данных. Данный документ фактически будет содержать информацию о владельцах ценных бумаг, т. е. о лицах, имеющих право на участие в общем собрании. Важно отметить, что документ о голосовании должен поступить лицу, у которого открыт счет депо иностранного номинального держателя, не позднее чем за пять рабочих дней до даты проведения общего собрания акционеров.

Развитие электронного документооборота в рамках проведения корпоративных мероприятий происходит постепенно, но уже многое сделано для того, чтобы к пользователям ЭДО на общих собраниях присоединились и сами акционеры. Плюсы этого шага очевидны: ЭДО позволяет снижать издержки эмитента и обеспечивает равные условия для участия владельцев ценных бумаг в управлении обществом вне зависимости от их места нахождения, а также способствует повышению прозрачности бизнеса.