Как предупредить риски руководителя компании через повышение прозрачности бизнес-процессов

Ключевые риски, с которыми сталкиваются руководители компаний — те, что потенциально угрожают бизнесу компании и целостности команды. Один из важнейших навыков для эффективной работы руководителя — умение построить процессы так, чтобы предотвратить негативный сценарий.

В современных организациях существуют следующие риски:

• корпоративного конфликта между топ-менеджментом, акционерами;

• кассового разрыва и банкротства;

• потери талантливых сотрудников и развала команды;

• потери клиента и положительной деловой репутации компании;

• недостижения планов компании и KPI генерального директора.

Внедрение определённых бизнес-процессов и принципов поможет избежать этих рисков в работе.

МАКСИМАЛЬНАЯ ОТКРЫТОСТЬ ВНУТРИ И СНАРУЖИ

Культура максимальной прозрачности — это открытый доступ к бизнес-метрикам, планам по развитию и другим показателям для членов команды, акционеров, инвесторов, клиентов и партнеров. Этот принцип помогает сформировать одну из важнейших ценностей — доверие к компании.

Прозрачное взаимодействие с внешним миром можно построить, рассказывая о внутренних процессах и проектах компании через статьи, конференции, подкасты и интервью.

ФИНАНСОВАЯ МОДЕЛЬ И ОТЧЕТНОСТЬ

Один из ключевых источников данных любой компании — финансовая модель и отчетность. Финансовая модель включает:

• план по выручке исходя из текущих подписанных контрактов;

• факт по выручке;

• план/факт расходов;

• прогноз движения денежных средств, который демонстрирует, когда наступит кассовый разрыв, если не сделать новых продаж или не привлечь дополнительное финансирование.

Этот источник данных всегда актуален и отражает информацию о бизнесе компании день в день. Доступ к этим данным может быть открыт для генерального директора, финансового директора и всех акционеров, поскольку 95% расходной части бизнес-модели формирует ФОТ — конфиденциальные данные о доходах сотрудников.

Такие показатели как выручка, прибыль, общая сумма расходов должны быть открыты для коллег, эдвайзеров и акционеров. Прозрачное финансовое планирование и отчетность в режиме онлайн критически снижает риск корпоративных конфликтов, неожиданных кассовых разрывов и помогает принимать решения с учетом контекста и пониманием ограничений и возможностей компании.

ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ

Когда всей команде доступна объективная информация об экономическом положении компании, появляется возможность эффективно работать над целеполаганием. Это необходимо для четкой постановки цели и правильного выбора маршрута.

Один из наиболее эффективных инструментов целеполагания — OKR. Аббревиатура OKR означает «objectives and key results» (цели и ключевые результаты). Методику описал ее основоположник — Джон Дорр в книге «Измеряйте самое важное. Как Google, Intel и другие компании добиваются роста с помощью OKR».

Для успешного продвижения к цели необходим мониторинг результатов за каждый отчетный период. По окончанию такого периода лидеры команд делятся с компанией достижениями и неудачами. Это помогает выделить эффективные инструменты достижения цели и отказаться от тех, что не принесли результата. Такие встречи дают возможность всем отделам синхронизироваться и повысить качество внутренних отношений, что особенно актуально для удаленной работы.

КОНТРОЛЬ КЛЮЧЕВЫХ БИЗНЕС-МЕТРИК

У каждой компании свои цели: в то время как одни стремятся к максимальной прибыли, другие фокусируются на росте и захвате рынка — на данном этапе развития прибыль для них не имеет значения. По этой причине измерять только один показатель успешности (прибыль, выручку, другие финансовые показатели) недостаточно. Важно четко определить промежуточные точки до цели — ключевые бизнес-метрики — и уделять внимание их росту.

Такими метриками могут быть:

• количество новых контактов в CRM;

• количество новых сделок в воронке продаж;

• количество MQL-лидов в воронке продаж (marketing qualified leads);

• количество первых встреч с потенциальными клиентами;

• количество SQL-лидов в воронке продаж (sales qualified leads);

• количество новых контрактов;

• средний чек;

• количество клиентов в онбординге;

• количество клиентов в удержании и развитии;

• churn rate (уровень оттока клиентов);

• уровне удовлетворенности клиентов продуктами и сервисами.

Для контроля динамики бизнес-метрик полезно составить годовой план и еженедельно измерять факт, сводя все показатели в единый дашборд, доступный всей команде, инвесторам и акционерам.

ФОКУС НА УДОВЛЕТВОРЕННОСТИ КЛИЕНТОВ

Анализ пути клиента от момента узнавания о вашей компании до подписания договора или отказа от сотрудничества — один из важнейших пунктов работы современных компаний.

Этот путь можно разбить на этапы:

• информирование клиента о ценностях, которые дает сотрудничество с компанией;

• привлечение;

• начало работы с продуктом;

• удержание и развитие клиента.

При переходе клиента с этапа на этап важно контролировать уровень удовлетворенности взаимодействием. Наиболее эффективно это можно сделать с помощью следующих инструментов:

• CRM — необходим для автоматического формирования задач в зависимости от этапа, на котором находится клиент;

• Опросы клиента в Google Forms;

• Интервью с клиентом — помогает понять уровень удовлетворенности клиентов, мотивацию при выборе продукта. Кроме того, такие опросы дают информацию о сильных и слабых сторонах продукта, а также точках роста.

ЗАБОТА О КОМАНДЕ

Команда — один из главных активов бизнеса, поэтому бизнес-процессы с фокусом на команду должны быть в приоритете. Важно создать для каждого сотрудника условия для самореализации и развития. Это возможно только когда есть постоянный контакт с человеком и настроены инструменты обратной связи как сверху вниз, так и снизу вверх.

Какие инструменты помогут в этом?

• Ежеквартальные встречи для обсуждения результатов.

• Системные еженедельные командные трекшн-встречи для разбора сделанных задач, ключевых метрик и планирования.

• Еженедельные встречи CEO с каждым из лидеров команд для идентификации узких мест, мешающие развитию компании/лидера и планируем активности по их устранению.

• Периодические встречи лидеров команд с сотрудниками.

• Ежеквартальные встречи один-на-один для подведения итогов месяца по KPI и повышению зарплат на следующий период. Это помогает руководству непрерывно проводить оценку работы команды, а сотрудникам самостоятельно брать инициативу за свой карьерный рост и стремиться добиваться роста несколько раз в течение года.

• Встречи CEO с экспертами рынка и эдвайзерами для получения обратной связи от независимого третьего лица для выявления точек роста, персонального развития и роста компании.

Эти бизнес-процессы и инструменты помогают избежать самых опасных для современных компаний и руководителей рисков. Каждый процесс трансформируется вместе с ростом компании и способствует эффективной работе всех ее элементов.