ФОРМИРОВАНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ, ОРГАНИЗАЦИЯ ПОДГОТОВКИ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ. РОЛЬ КОРПОРАТИВНОГО СЕКРЕТАРЯ

Вторым значением слова повестка" (от весть", старославянское вѣсть") является перечень вопросов, подлежащих обсуждению на собрании, заседании". В этом значении оно сближается с небезызвестным agenda" латинского происхождения (буквально вещи, которые надо сделать"). Со словом повестка" образуется целый ряд устойчивых сочетаний - повестка дня", на повестке дня", внести в повестку", - ставших неотъемлемой частью нашего современного делового оборота.

Именно от содержания повестки зависят те решения, которые должны быть приняты, будь то на международном саммите глав государств, правительственной встрече министров, собрании акционеров, заседании совета директоров или правления. Впоследствии эффективность любой встречи зависит не только от принятых на ней решений, но и от того, как эти решения будут реализованы на практике. В этой связи корректность формулировок вопросов повестки дня, а также своевременность включения того или иного вопроса в повестку приобретают очень важное значение.

Мы же в настоящей статье обратимся к повестке дня заседания совета директоров (наблюдательного совета) (далее - Совет директоров) - коллегиального органа управления акционерного общества (далее - АО), представляющего интересы акционеров в период между общими собраниями и решающего вопросы общего руководства деятельностью общества, за исключением вопросов, отнесенных Федеральным законом от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ Об акционерных обществах"[1] (далее - ФЗ об АО) к компетенции общего собрания акционеров.

Для того чтобы понять, кто и как формирует повестку дня Совета директоров, необходимо определить тех, кто обладает правом созыва заседания.

Порядок созыва и проведения заседания Совета директоров АО менее формализован ФЗ об АО, чем порядок созыва и проведения общего собрания акционеров. В соответствии со ст. 68 ФЗ об АО заседание Совета директоров общества созывается председателем Совета директоров по его собственной инициативе или по требованию:

• члена Совета директоров;
• ревизионной комиссии (ревизора) общества;
• аудитора общества;
• исполнительного органа общества;
• акционера общества (ст. 55 ФЗ об АО - при созыве внеочередного общего собрания акционеров);
• иных лиц, определенных уставом общества или внутренним документом общества.

Встречаются ли на практике случаи, когда уставом общества иные лица" все же установлены, и если да, то кто может выступать в качестве таких лиц? В.В. Долинская, к примеру, отмечает:

анализ практики и зарубежного законодательства показывает, что чаще всего это акционер(ы) - владелец определенного пакета голосующих или обыкновенных акций."[2]

По мнению М.В. Телюкиной,

закон не регламентирует статус этих лиц; представляется, что к ним могут относиться как акционеры, так и субъекты, таковыми не являющиеся, но определенным образом заинтересованные в деятельности общества, например контрагенты)"[3]. Анализируя уставы и внутренние документы российских публичных компаний[4], мы также смогли найти подтверждения подобного рода подходов.

Например:

• положение о совете директоров ОАО Северсталь" предусматривает в перечне субъектов, имеющих право требовать проведения Совета директоров, а значит и право вносить вопросы в повестку дня, помимо лиц, установленных ФЗ об АО, hellip;акционеров (акционера), являющихся в совокупности владельцами не менее чем 2 процентов голосующих акций Обществаhellip;", хотя и по ограниченному кругу вопросов: созыв годового общего собрания акционеров; одобрение крупных сделок, предусмотренных главой Х Закона, одобрение сделок, предусмотренных главой ХI Закона"[5];
• устав ОАО Новатек" закрепляет право требовать проведения Совета директоров за акционерами, являющимися владельцами не менее чем 10 процентов голосующих акций общества[6];
• ОАО Ростелеком" пошло немного дальше и расширило данный перечень руководителем структурного подразделения, осуществляющего функции внутреннего контроля", что, на наш взгляд, кажется более чем обоснованным с точки зрения реальных потребностей бизнеса и является хорошим примером подтверждения взаимодействия Cовета директоров с иными органами управления и контроля общества, а также акционером(ами), владеющим(и) в совокупности не менее чем 2 процентами голосующих акций общества"[7];
• самой прогрессивной на сегодняшний день стала Московская биржа (ОАО Московская биржа ММВБ-РТС"), определившая в своем уставе[8] в качестве такого иного лица" председателя Совета биржи[9]. Данный нестандартный подход, направленный на создание реального взаимодействия биржи со всеми участниками рынка, может служить отличным примером лучшей практики корпоративного управления.

А может ли таким правомочием обладать корпоративный секретарь общества? Согласно Кодексу корпоративного управления[10] (далее - ККУ") для выполнения возложенных на корпоративного секретаря функций последний должен быть наделен необходимыми полномочиями: lt;hellip;gt; в рамках своей компетенции выносить вопросы на рассмотрение органов управления общества". Как показал анализ внутренних документов российских компаний, данное положение ККУ пока остается рекомендацией. По крайней мере, нам не удалось найти пример формального закрепления положения о наделении таким правомочием корпоративного секретаря в уставах, положениях о Cовете директоров или положениях о корпоративных секретарях.

Тем не менее, учитывая личный опыт, а также опыт коллег по цеху"[11], необходимо отметить, что на практике данный подход весьма распространен. Корпоративные секретари, ответственные за подготовку и проведение заседания Совета директоров, инициируют включение тех или иных вопросов в повестку дня заседания. По большей части эти вопросы связаны с корпоративным управлением и соблюдением требований корпоративного законодательства, правилами организаторов рынка и различных регуляторов.

ФЗ об АО не содержит каких-либо императивных норм, закрепляющих за председателем Cовета директоров функцию по формированию повестки дня, и здесь общество вольно самостоятельно определять лицо, в функции которого может или должно входить формирование повестки дня Cовета директоров. В то же время ККУ в числе прочего дает определенные рекомендации на сей счет в отношении председателя Cовета директоров общества: председатель совета директоров организует разработку плана работы совета директоров, контроль за исполнением решений совета директоров, формирование повестки дня заседаний совета директоров, выработку наиболее эффективных решений по вопросам повестки дня и, при необходимости, свободное обсуждение этих вопросов"[12].

Практический опыт все же показывает, что залогом эффективной организации процесса принятия решений Cоветом директоров является этап планирования и подготовки заседаний. Качественная работа корпоративного секретаря на этом этапе позволяет в значительной степени обеспечить эффективность процесса принятия решений, а именно: соответствие принимаемых решений компетенции Cовета директоров и своевременность принятия этих решений. На данном этапе формируется план работы Cовета директоров на год, также определяется направление и объем деятельности команды топ-менеджеров.

Как отмечалось и ранее на страницах настоящего издания, первым важным шагом при подготовке и планировании заседаний Cовета директоров является формирование конкретного перечня вопросов, находящихся в компетенции Cовета директоров каждого акционерного общества.

Исходной базой для формирования перечня плановых решений Cовета директоров является ФЗ об АО, устав общества, положение о совете директоров, положение об общем собрании акционеров, положения о комитетах совета директоров (наблюдательного совета) и иные внутренние документы общества. Закрепленный таким образом перечень вопросов, находящихся в ведении Cовета директоров, далее трансформируется в перечень вопросов повестки дня, которые Cовету директоров необходимо рассмотреть в течение года.

Безусловно, не все вопросы, находящиеся в компетенции Cовета директоров, попадают в повестку дня плановых заседаний, поскольку в АО может и не быть необходимости в принятии некоторых решений. Например, компетенцией Cовета директоров АО является принятие решения о проведении внеочередного общего собрания акционеров или создание филиалов и открытие представительств общества, однако это не значит, что в текущем году Cовет директоров будет принимать такие решения.

Перечень плановых вопросов повестки дня распределяется по времени на базе календарного года или большего периода (до следующего годового общего собрания акционеров) с учетом следующих ограничений:

• требований ФЗ об АО к срокам проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета), созыва общих собраний акционеров;
• требований устава и внутренних документов АО по периодичности заседаний Cовета директоров;
• сложившейся в компании практики по графику проведения бюджетного процесса, проведения сессий по стратегическому развитию, подготовки регулярной отчетности и т. д.

Как правило, все плановые заседания Cовета директоров проводятся в форме совместного присутствия и посвящены рассмотрению тех вопросов, которые были запланированы заранее и имеют стратегическое значение для компании. Вопросы повестки дня очного заседания Cовета директоров можно условно разделить на следующие категории:

• корпоративное управление и соблюдение требований действующего на момент проведения заседания совета директоров (наблюдательного совета) законодательства;
• операционная деятельность общества;
• приоритетные направления деятельности в соответствии со стратегией развития АО.

Если же речь идет о внеплановых заседаниях, как правило, проводимых путем заочного голосования, то круг вопросов, включаемых в повестку дня, формируется исходя из наиболее приоритетных задач и тех бизнес-потребностей, которые актуальны для компании в конкретный момент времени. Чаще всего эти вопросы касаются:

• одобрения тех или иных сделок, которые не были запланированы для совершения в течение календарного года,
• пересмотра или внесения изменений в ранее принятые решения Cовета директоров (наблюдательного совета) ввиду возникших обстоятельств различного рода:
• рассмотрение тех вопросов, которые запланированы в календаре, однако в силу законодательно установленных сроков не совпали по дате проведения очного заседания (рекомендация по размеру выплачиваемых дивидендов).

Разумеется, работу Cовета директоров планирует председатель совета. Он рассматривает проекты планов, корректирует их, обсуждает с членами Cовета директоров и генеральным директором. Роль корпоративного секретаря в данном процессе заключается в том, что он, подготовив качественные проекты этих планов работы, внутренне согласованные между собой, а также увязанные с наиболее существенными бизнес-процессами в компании, создает условия для того, чтобы данные руководители могли сосредоточиться на обсуждении и согласовании каких-то принципиальных вопросов. После утверждения плана работы Совета директоров корпоративный секретарь начинает подготовку материалов к заседанию.

В этом смысле заботой корпоративного секретаря являются своевременность представления материалов членам Совета директоров и качество данных материалов. Для формирования полной и отвечающей всем потребностям общества повестки дня корпоративный секретарь должен регулярно взаимодействовать со всеми подразделениями общества. Без правильно построенного взаимодействия с генеральным директором и менеджментом невозможно обеспечить качественный и полноценный процесс подготовки заседаний Совета директоров и материалов к ним.

Практика подготовки заседаний Совета директоров в ОАО Компания М.видео" построена следующим образом:

• доведение утвержденного графика (календаря) проведения очных заседаний Совета директоров до сведения менеджмента в конце каждого календарного года (в декабре) на следующий календарный год с указанием:
• мониторинг хода подготовки материалов к ближайшему заседанию. Как правило, за месяц-полтора до заседания совета директоров (наблюдательного совета) проводятся встречи с менеджментом компании для обсуждения структуры, форматов представления материалов и существа проектов решений по вопросам повестки дня (например, объединение презентаций по смежным вопросам различными бизнес-подразделениями);
• мониторинг хода исполнения менеджментом поручений и задач, поставленных в ходе последнего заседания Совета директоров, и отражение результатов их реализации на следующем заседании;
• подготовка кратких пояснений и справочной информации по вопросам повестки дня и проектам решений для членов Совета директоров (в части вопросов корпоративного управления и соблюдения требований законодательства);
• организация получения независимых заключений (юридических, аудиторских, оценочных и т. д.) по вопросам повестки дня для членов Совета директоров, по оценке рисков для общества, по вопросам ответственности членов Совета директоров, возникающей вследствие принятия того или иного решения по вопросу повестки дня.

Завершая рассказ о процессе формирования повестки дня Совета директоров (наблюдательного совета), важно упомянуть и о том, что, возможно, и не самым главным, но порой определяющим фактором для целей формирования повестки дня является место проведения заседания Совета директоров. Если проводится выездное заседание Совета директоров, то

hellip;ключевым моментом при выборе места проведения заседания является присутствие в регионе бизнес-интересов компании, активов, потенциальных партнеров и инвесторов"[13].