Порядок передачи документов акционерного общества на архивное хранение. Часть 2.

В данной статье рассмотрены вопросы организации передачи документов из структурных подразделений или участков деятельности юридического лица на архивное хранение с целью обеспечения их сохранности и возможности дальнейшего использования информации, содержащейся в этих документах.

Организация передачи документов на хранение - это сложный процесс, включающий в себя ряд этапов, в котором собственно сама передача документов является завершающим.

Приступая к этой работе, необходимо решить ряд организационных, методических и практических вопросов. Первостепенным является вопрос о ее организационном обеспечении, иначе говоря, на основании чего эта работа должна проводиться, кто ее организует и проводит, кто несет ответственность за ее выполнение.

Существующая практика (опыт) показывает, что для нормативного обеспечения передачи документов на архивное хранение, кроме того, что это положение в обязательном порядке должно быть отражено в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству организации, целесообразно издание распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководства акционерного общества. В приказе следует указать, что в целях обеспечения сохранности документов, образовавшихся в деятельности организации, их учета и использования, ее структурные подразделения или документируемые участки деятельности обязаны подготовить свои документы к передаче на архивное хранение.

Ответственность за организацию и исполнение этой работы возлагается на руководителей структурных подразделений, службу ДОУ и архив акционерного общества или лиц, отвечающих за сохранность архивных документов. Назначаются сроки ее выполнения (как правило, это или конец календарного года, или начало следующего).

Если организация крупная, имеет большое количество подразделений, выносных офисов и филиалов, которые также передают документы в ее архив (центральный), то к распорядительному документу прилагается график, устанавливающий для каждого структурного подразделения конкретные сроки передачи их документов. Контроль за исполнением работы возлагается на одного из заместителей руководителя организации или руководителя службы ДОУ, которые должны информировать руководителя о результатах проведения работы.

Основополагающим вопросом является состав документов, которые должны приниматься на архивное хранение. В разделе 4 Правил органи... ✂