Создание систем сигнализирования в российских компаний

В своей статье в прошлом номере журнала автор рассматривал такие категории, как доносительство (сообщения о нарушениях законодательства в государственные органы) и сигнализирование (сообщения в органы управления компании о нарушениях учредительных и внутренних документов компании, приказов и распоряжений руководства).

Доносительство касается защиты публичных интересов. В предыдущей статье автор анализировал доносительство только в целях более эффективного использования сигнализирования.

Система сигнализирования внутри компании, по мнению автора, является необходимым элементом реализации программ деловой этики и может стать важным подспорьем для системы внутреннего контроля в компании. Исходя из этого (в том числе на основе идей проекта кодекса этики, разработанного автором для крупнейшей российской транспортной компании), предлагаются следующие рекомендации по созданию систем сигнализирования в российских компаниях.

1. О процедурах сигнализирования

1.1. Сигнализирование о злоупотреблениях топ-менеджмента

Необходимо дублирование сбора сообщений о нарушениях. Они не должны скапливаться в одном звене (например, на уровне исполнительных органов). Если злоупотребления допускаются топ-менеджментом, то уведомления об этом, направленные на этот же уровень, обессмысливаются. Рекомендуется организовать дублирующий канал для сбора уведомлений на уровне совета директоров. Одна из функций совета директоров - контроль над топ-менеджментом. Предлагаемая схема сбора уведомлений поможет ее реализации. Анализ уведомлений со стороны аппарата совета директоров можно проводить по формальному признаку - все, что явно не относится к злоупотреблениям топ-менеджмента, передается для проверки на его уровень. В отношении же сообщений о злоупотреблениях топ-менеджмента проводится тщательная проверка на уровне совета директоров.

1.2. Альтернативность процедур сигнализирования

Рекомендуется предусматривать, чтобы для работников существовало две альтернативы сигнализирования: либо непосредственному начальнику, либо уполномоченному по этике (человеку, который отвечает за реализацию этических программ в компании). Такой вариант наиболее удобен для сигнализаторов, если они по каким-то причинам опасаются уведомлять через своего непосредственного начальника или желают оставить свое имя в тайне и выбирают путь анонимного сигнализирования.

1.3 Возможность анонимных уведомлений

Многие потенциальные сигнализаторы опасаются возможных преследований. Поэтому практически все зарубежные компании, реализующие этические программы, предусматривают возможность анонимных уведомлений. Так, например, в разделе 1 Кодекса компании Проктер энд Гэмбл" (США) указана возможность анонимных сообщений. Единственная просьба - предоставлять достаточное количество информации для проведения действенного расследования[1]. Анонимные уведомления предусмотрены также в Этическом кодексе ОАО Ростелеком".

Для удобства сигнализаторов в крупнейших мировых корпорациях предусмотрены бесплатные телефонные линии (так называемые горячие линии"), работающие круглосуточно. В компании Проктер энд Гэмбл" информацию на такой телефонной линии собирают операторы внешней по отношению к Проктер энд Гэмбл" организации.

2. О мотивации сигнализаторов

Целесообразно введение материальных поощрений, если уведомление о нарушении позволило устранить источник убытков для компании (например, в процентах от сбереженной суммы, но не выше определенного предела). Это позволит повысить мотивированность потенциальных сигнализаторов, учитывая черты российского менталитета об изначально негативном отношении к сигнализированию.

3. О правовом режиме информации, содержащейся в уведомлении

Для соблюдения интересов корпорации во внутренних документах компании важно правильно определить правовой режим информации, содержащейся в уведомлении о нарушении. Итак, эта информация:

1. не является личной или иной конфиденциальной информацией, подлежащей разглашению только с согласия нарушителя, так как основное в ней - нарушение прав и законных интересов компании;
2. не может быть запрещена к разглашению как диффамация - правдивая информация, представляющая нарушителя в неблагоприятном свете (российские законы не предусматривают такой возможности);
3. может составлять коммерческую тайну компании, если произошло нарушение устава или внутренних документов компании, не связанное с нарушением законодательства (более подробно см. в предыдущей статье автора). В то же время в компании следует регламентировать процедуру передачи коммерческой тайны и иной конфиденциальной информации по требованию уполномоченных государственных органов - дабы предотвратить возможные злоупотребления со стороны отдельных представителей государственных органов, в том числе в интересах конкурентов компании. Например, можно установить, что все информационные запросы государственных органов должны передаваться и изучаться в отдельном подразделении (к примеру, в отделе по взаимодействию с госорганами), подчиняющемся непосредственно генеральному директору. Это позволит избежать неправомерного давления со стороны отдельных чиновников на менеджеров среднего звена, руководителей филиалов и представительств по предоставлению той или иной информации о компании. Указанная процедура не противоречит законодательству, так как обладателем права на коммерческую тайну и иную конфиденциальную информацию является компания, которая вправе установить порядок ее предоставления по требованию государственных органов;
4. может порождать бессрочное обязательство по ее неразглашению - то есть даже после увольнения работника или прекращения должностных полномочий директора или топ-менеджера - если такая информация составляет коммерческую тайну и соответствующее бессрочное обязательство предусмотрено для руководства и работников компании;
5. может породить необходимость раскрытия этой информации из-за требований государственных органов и фондовых площадок, на которых обращаются ценные бумаги компании. Например, если уведомление касается существенных ошибок в опубликованной финансовой (бухгалтерской) отчетности - сведений, могущих оказать существенное влияние на стоимость ценных бумаг компании (пп. к" п. 8.6.1 Приказа ФСФР от 16.03.2005 г. № 05-5/пз-н);
6. влечет запрет на ее использование в личных целях должностными лицами и работниками компании как инсайдерской информации.

4. О последствиях заведомо ложных сообщений

В случае ложности уведомления возможно применение средств защиты чести, достоинства и деловой репутации в соответствии со ст. 152 Гражданского кодекса РФ и иными нормами законодательства (включая ответственность за клевету). Однако следует учитывать, что данное положение нельзя применять к уведомлениям о предполагаемых или готовящихся нарушениях, когда сигнализатор не обладает прямыми доказательствами совершения нарушения или нарушение еще не совершено. В этом случае никакого вреда для чести, достоинства или деловой репутации потенциального нарушителя не происходит, так как уведомитель просто высказывает свои предположения.

В случае если изначально отсекать уведомления о предполагаемых или готовящихся нарушениях, можно упустить ценную информацию и тем самым снизить эффективность сигнализирования как инструмента внутреннего контроля.

5. О корпоративных сферах, контролируемых сигнализированием

Следует учитывать следующие сферы корпоративных отношений, критичных с точки зрения возникновения этических проблем в российских компаниях, которые должны быть охваченными системой сигнализирования:

1. запрет на использование служебного положения, конфиденциальной информации для личной выгоды (получения подарков, иных выгод материального или нематериального характера);
2. действия в случае конфликта интересов - интересов компании и личных или семейных интересов;
3. защита и использование активов компании;
4. отношение к должностным лицам и работникам компании, деловым партнерам, конкурентам;
5. коррупция в отношении государственных чиновников;
6. подкуп в коммерческих отношениях с деловыми партнерами компании.

Во внутренних документах компании (в первую очередь это касается кодексов этики) должны быть четко установлены обязанности должностных лиц и работников компании в вышеуказанных отношениях. Вскрывать информацию о любых нарушениях данных обязанностей поможет система сигнализирования.

6. Органы и подразделения компании по реализации программ этики

Данные органы и подразделения компании являются основными потребителями" процедур сигнализирования как необходимого элемента программ этики.

Зарубежная практика предлагает в качестве ключевых элементов реализации этических программ: совет директоров, генеральный директор, совет по деловой этике, уполномоченный по этике[2].

Совет директоров утверждает кодекс этики (и как его составную часть - систему сигнализирования в компании), генеральный директор обеспечивает его выполнение.

Совет по деловой этике выступает как консультант по выработке стратегической линии, по решению проблем и мониторингу программы деловой этики. На крупных предприятиях совет, как правило, состоит из представителей менеджеров высшего звена. Однако, с точки зрения эффективности работы этого органа, рекомендуется, чтобы в совете были представлены все уровни компании для отражения мнения всех заинтересованных лиц. Более широкое участие работников может содействовать большему признанию программ сигнализирования[3].

Уполномоченный по этике является штатным сотрудником компании, в обязанности которого входят отчеты перед собственниками (крупными акционерами) компании или их представителями. Лучшая практика рекомендует, чтобы уполномоченный по этике имел возможность прямого контакта с советом директоров и генеральным директором. Одной из главных функций уполномоченного по этике является организация внутренних каналов информирования (т.е. сигнализирования). По этим каналам работники и иные сигнализаторы могут получать консультации и сообщать о нарушениях, не испытывая страха перед преследованием[4].

По мнению автора, в зависимости от традиций управления и распределения власти в той или иной российской компании можно и нужно видоизменять эти рекомендации под нужды конкретной компании. В первую очередь это касается совета по деловой этике и уполномоченных по этике, так как эти институты достаточно новы для российского корпоративного менталитета.

Совет по деловой этике (или его аналог - комиссия по этике) должен быть совещательным (рекомендательным) органом. Предназначение этого органа - обсуждение в широком кругу заинтересованных лиц вопросов деловой этики, в том числе процедур сигнализирования, выработка проектов решений и рекомендаций по внесению изменений в кодекс этики и иные документы компании. Состав совета (комиссии) по деловой этике определяется руководством компании и может состоять из инвесторов, представителей делового сообщества и государства, работников. Руководителем совета (комиссии) по деловой этике должен быть человек из руководства компании, например, член совета директоров или заместитель генерального директора.

Совещательный характер решений совета (комиссии) по деловой этике обуславливается нецелесообразностью введения нового органа управления и появления дополнительных рисков распределения управленческих компетенций.

Одной из основных функций уполномоченных по этике является сбор уведомлений о нарушениях в компании, обработка информации и выработка по факту сигнализирования вариантов проекта решения для соответствующих должностных лиц компании. В зависимости от размера компании данные функции можно возложить на одного из заместителей генерального директора и его аппарат, возможно также назначение уполномоченных по этике в подразделениях компании.

7. Модельные статьи в Кодекс этики

В заключение автор предлагает следующие проекты статей в Кодекс этики российской компании по вопросам, вызывающим наибольший разброс мнений, - о процедурах сигнализирования и мерах, применяемых к нарушителям.

7.1. Сообщения о нарушениях правовых актов Компании (проект статьи в Кодекс этики)

Каждое должностное лицо или работник Компании обязан беречь престиж и деловую репутацию Компании. Если он считает, что какое-либо должностное лицо или работник Компании, консультант или работающий по контракту совершает нарушения закона, устава или внутренних документов Компании, включая Кодекс этики, приказы и распоряжения руководства (далее по тексту - Нарушения), ему следует сообщить об этом в порядке, предусмотренном Кодексом этики.

Сообщения о Нарушениях могут быть поданы как под своим именем, так и без указания такового по электронной почте ethics@____.ru или по телефону ______. В случае нежелания сообщать свое имя заявителю следует предоставить достаточно информации для проведения действенного расследования по его сообщению.

Сообщения о предполагаемом, готовящемся или произошедшем Нарушении представляются своему непосредственному начальнику, руководителю органа, членом которого является заявитель, или руководителю Комиссии по этике[5].

Любое заинтересованное лицо, не являющееся должностным лицом или работником Компании (например, поставщик продукции или услуг для Компании, инвестор и т. д.), может сообщить о ставшем ему известным Нарушении, совершенном должностным лицом или работником Компании. Такое заявление может быть сделано руководителю Комиссии по этике по электронной почте ethics@_______.ru , или телефону _______ .

В случае клеветы или заведомой ложности сообщения о Нарушении, использования заведомо поддельных материалов или документов информация об этом может быть передана в правоохранительные органы Российской Федерации. Данная норма Кодекса этики не препятствует обращению с информацией о готовящемся или предполагаемом нарушении, в этом случае заявитель должен ясно и недвусмысленно указать на предположительный характер своего сообщения.

Руководитель Комиссии по этике по получении заявления организует проверку его достоверности. Если факты, указанные в заявлении, подтверждаются, руководитель Комиссии по этике передает материалы об этом и свои рекомендации о дальнейших действиях соответствующему должностному лицу Компании.

В случае достоверности заявления каждому заявителю гарантируется конфиденциальность информации о факте его заявления и отсутствие какого-то ни было преследования. В то же время в случае совершения заявителем правонарушения к нему могут быть применены меры ответственности, предусмотренные законодательством.

7.2. Меры, применяемые к нарушителям правовых актов Компании (проект статьи в Кодекс этики)

Должностное лицо Компании в рамках своей компетенции в случае наличия признаков состава юридического правонарушения в действиях или бездействии нарушителя устава, Кодекса этики или иных внутренних документов Компании, приказов и распоряжений руководства может либо передать информацию об этом в правоохранительные органы[6] (в отношении уголовных или административных правонарушений), либо в соответствующие органы Компании при наличии оснований для привлечения к гражданско-правовой (путем возмещения убытков) или дисциплинарной ответственности (вплоть до увольнения).

Нарушение устава, Кодекса этики или иных правовых актов Компании, даже не имеющее признаков состава юридического правонарушения, может быть основанием для принятия решения о депремировании (лишении премии), отказа от повышения в должности (исключения из списка кадрового резерва), общественного порицания, рассмотрения информации о нарушении на собрании трудового коллектива и т.п.

[1] См.: раздел 1 Кодекса деловой этики Компании Проктер энд Гэмбл" (США) // Герчикова И. Н. Деловая этика и регулирование международной коммерческой практики. Учебное пособие. М., Консалтбанкир", 2002, с. 23.

[2] См.: Деловая этика. Руководство по управлению ответственным предприятием в развивающейся рыночной экономике" (глава 7, с. 155 - 157). Подготовлено и опубликовано в 2005 году на русском языке Управлением международной торговли Министерства торговли США, Вашингтон, округ Колумбия.

[3] Там же, с. 157.

[4] Там же, с. 155.

[5] В данном случае руководитель Комиссии по этике выполняет функции уполномоченного по этике.

[6] Обращение в правоохранительные органы сформулировано как право, а не обязанность должностного лица. Кроме того, существуют дела частного обвинения в Уголовном кодексе, когда следствие по факту преступления возбуждается только по заявлению уполномоченного должностного лица организации, например, о коммерческом подкупе или злоупотреблении полномочиями. Предложенная формулировка Кодекса касается именно этих аспектов и призвана усилить регулятивное воздействие Кодекса этики.