Организация хранения документов в акционерных обществах. Часть 1.
Альбрехт Борис
Организация хранения документов в акционерных обществах
Вопрос предоставления акционерам доступа к документам общества является сегодня одним из самых дискуссионных. Как известно, в соответствии с законом[i] общество обязано обеспечить акционерам доступ к тем документам, которые оно обязано хранить, и в случае отсутствия у общества затребованного акционером документа оно может отказать в его предоставлении.
При определении объема предоставляемой информации на практике возникают вопросы о том, должно ли общество хранить конкретный запрошенный акционером документ и не истек ли срок его хранения.
Порядок и сроки хранения, а также перечень документов, подлежащих хранению, установлены специальным законодательством. Данная статья открывает серию наших материалов, посвященных отдельным вопросам хранения документов в акционерном обществе.
Как известно, информация в основном фиксируется в документах. Миллионы таких Документов на разных носителях создаются ежедневно в деятельности юридических лиц любых форм собственности. Эти документы являются официальными, служебными, несущими самую разную информационную нагрузку (правовую, финансовую, производственную) и потому подлежат хранению в течение различных специально установленных сроков. Такие документы называются архивными.
С целью обеспечения сохранности Документов для дальнейшего их использования в самых разнообразных целях юридические лица (далее - организации) решают комплекс задач.
Нормативное регулирование
Нормативное регулирование вопросов обеспечения сохранности архивных документов, образовавшихся в деятельности организаций, обеспечивается рядом правовых актов. Основополагающим в этой области является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125‑ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон). Ряд его статей предусматривает обязанность организаций по обеспечению сохранности документов, образовавшихся в их деятельности. При этом в ст. 3 Закона прежде всего дается определение архивного документа как
материального носителя с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства
В части 1 ст. 17 Закона указывается, что
