ГОДОВОЙ ОТЧЕТ КАК ИНСТРУМЕНТ КОММУНИКАЦИЙ СО СТЕЙКХОЛДЕРАМИ ОБЩЕСТВА

Тема нашей встречи с корпоративным секретарем, директором по корпоративному управлению публичного акционерного общества ТрансКонтейнер" Ольгой Миллер - годовой отчет. Необходимость подготовки годового отчета предусмотрена законодательством. Некоторые компании подходят к решению этой задачи формально, но не ПАО ТрансКонтейнер", каждый годовой отчет которого - своеобразный шедевр корпоративного творчества.

Ольга, а зачем, собственно, Вашему обществу нужен годовой отчет?

О.М.: Я знаю, что существует дискуссия о том, кто же на самом деле является потребителем годового отчета, и о том, насколько, действительно, нужен годовой отчет, особенно в бумажном виде, современным акционерам и инвесторам, стоит ли тратить финансовые ресурсы и усилия работников компании на подготовку годового отчета. В последнее время часто говорят о том, что акционеры, инвесторы и аналитики помимо годового отчета имеют возможность получить интересующую их информацию о компании и поэтому годовой отчет утратил свою актуальность как источник получения информации.

В нашей компании по этому вопросу сложилась совершенно однозначная позиция: мы воспринимаем годовой отчет как значимый инструмент коммуникации с широким кругом стейкхолдеров общества. Для нас годовой отчет - это не только форма доведения обязательной для раскрытия информации до акционеров и инвесторов общества. В рамках годового отчета мы стремимся более подробно и неформально рассказать о компании и результатах ее деятельности за прошедший год всем заинтересованным лицам, среди которых наши клиенты, партнеры и работники компании. Наш годовой отчет нацелен на то, чтобы сформировать у его читателей комплексный взгляд на компанию, ее прорывы" и сложные ситуации, вектор развития компании. Но для того, чтобы сделать такой годовой отчет, к его содержанию и оформлению нужно подходить творчески.

А как в Вашем обществе построена работа над годовым отчетом?

О.М.: Для подготовки годового отчета как проекта, над которым на протяжении нескольких месяцев работает команда из представителей разных подразделений компании и внешний участник - дизайнер, очень важным вопросом является организация процесса. Ежегодно мы формируем рабочую группу по подготовке годового отчета, ядром которой являются представители блоков IR и корпоративного управления. В этом году мы расширили состав рабочей группы, пригласив коллег из стратегического блока, службы управления персоналом и PR-службы.

Первое, с чего начинается работа, - методом мозгового штурма рабочая группа разрабатывает концепцию и структуру годового отчета, затем формируются шаблон годового отчета и план-график, устанавливающий этапы подготовки отчета, сроки и ответственных за представление материалов.

Параллельно мы выбираем компанию, которая будет делать дизайн-концепцию годового отчета. Для отбора дизайнера мы ежегодно проводим открытый конкурс. Дизайну отчета мы уделяем большое внимание. Практика показывает, что среднестатистический пользователь отчета уделяет первому просмотру документа не более 5 минут и возвращается к чтению документа только в том случае, если что-то действительно привлекло его внимание. Поэтому для нас важно чтобы дизайн визуальными средствами поддерживал общую идею (концепцию) годового отчета и привлекал внимание к ключевой информации, содержащейся в отчете.

Далее шаблон годового отчета и план-график работ утверждается распоряжением генерального директора общества, после чего начинается работа по подготовке контента и дизайна годового отчета.

Значит, дизайн отчета - это дело рук специалистов соответствующей компании?

О.М.: Не совсем так. Дизайн отчета - это совместная работа дизайнеров и нашей рабочей группы. Мы активно участвуем в этом процессе. Более того, чаще всего идея дизайна рождается в ходе совместного обсуждения, а затем уже дизайнеры помогают нам воплотить ее в жизнь.

А есть ли трудности в получении необходимой для подготовки отчета информации от подразделений компании?

О.М.: Сейчас нет. В первые годы существования компании такие проблемы случались, но сейчас все подразделения прониклись пониманием значения годового отчета, да и просто привыкли к формату и срокам представления информации.

Материалы от подразделений общества поступают в рабочую группу к середине марта, за ��сключением финансовой отчетности по МСФО, она включается в годовой отчет позднее. Получив первичную информацию от подразделений, мы начинаем ее структурировать и обрабатывать, в итоге рождается финальная русская версия текста, которую мы переводим на английский язык. После этого мы представляем годовой отчет на предварительное утверждение совета директоров, а после утверждения размещаем на сайте компании pdf-версию отчета на русском и английском языках и делаем печатную версию отчета также на двух языках.

Вы упомянули, что отчет подготавливается как на русском, так и на английском языке.

О.М.: Верно. Депозитарные расписки, выпущенные на акции компании, торгуются на Лондонской фондовой бирже, поэтому мы делаем годовой отчет на русском и английском языках, чтобы обеспечить равный доступ к информации о компании как российским, так и зарубежным акционерам, инвесторам и аналитикам.

А кто делает перевод годового отчета?

О.М.: После долгих экспериментов мы пришли к пониманию, что перевод годового отчета должна делать дизайнерская компания с помощью своих субподрядчиков, а не отдельная компания, занимающаяся переводами. При этом в конкурсной документации при отборе дизайнерской компании мы изначально задаем требования к качеству перевода. Перевод годового отчета - это задача нетривиальная, т. к. необходимо подготовить литературный английский текст с правильной специализированной терминологией, который по содержанию будет полностью идентичен русской версии.

Вы упомянули про базовую идею, концепцию годового отчета, расскажите об этом подробнее.

О.М.: В каждом годовом отчете мы пытаемся найти возможность рассказать о компании то, что еще не рассказывали в предыдущие годы. Каждый наш отчет имеет главную тему, фокус, вокруг которого строится и концепция, и содержание, и дизайн отчета.

Например, слоган годового отчета компании за 2011 год - Лидерство, создающее успех". Мы в какой-то момент поняли, что рассказываем о результатах работы компании, ее успехах и достижениях, но мало говорим о людях, благодаря которым эти результаты стали возможными. И в этом отчете мы более подробно рассказали о топ-менеджменте компании: каждый из топ-менеджеров представил свое направление работы и рассказал о ключевых событиях, произошедших в компании в отчетном году.

А вот слоган прошлого годового отчета - Ориентируемся на Ваши ценности". Мы решили сделать акцент на рассказе о том, что, собственно, перевозит компания. В предыдущие годы мы много говорили об объемах перевозок, но, как оказалось, очень мало рассказывали о том, что внутри контейнера". А в действительности, доставляем мы то, что ценно для наших клиентов, не только крупнейших российских холдингов, но и индивидуальных клиентов. И если Вы посмотрите наш отчет за 2014 год, то даже на уровне визуальных образов поймете, что кофе, который вы пьете по утрам, одежду, которую Вы носите, автомобиль, на котором вы едете на работу, бумагу, на которой напечатан Ваш журнал, вполне вероятно, привезли именно мы. Эта идея поддерживается и в дизайне годового отчета - обложка оформлена в виде двери контейнера, которую можно открыть и увидеть, какие виды грузов перевозит компания.

Также на страницах годового отчета за 2014 год мы рассказали интересные и познавательные факты о контейнерных перевозках: об истории контейнерных перевозок и создателе контейнеров, видах контейнеров, отличительных особенностях специализированных контейнеров и их вместимости и т. д. Мы считаем, что годовой отчет - это хорошая возможность представить нашим акционерам, клиентам, партнерам и деловому сообществу больше информации о бизнесе, которым занимается компания.

Ваша компания принимает участие в конкурсах годовых отчетов?

О.М.: Да, мы ежегодно участвуем в конкурсе годовых отчетов и последние несколько лет наш годовой отчет получает призы престижных российских конкурсов, в том числе конкурса, проводимого Московской Биржей совместно с журналом Рынок ценных бумаг".

В 2015 году годовой отчет ПАО ТрансКонтейнер" также впервые принял участие в международном рейтинге годовых отчетов ReportWatch и занял 107-место. Это лучший результат среди российских компаний, принявших участие в рейтинге 2015 года, а также лучший результат, показанный российскими компаниями за все время существования рейтинга, который составляется ежегодно с 1996 года. В рейтинге приняли участие 1600 компаний-участников из 60 стран мира. В итоговый перечень вошло 400 лучших годовых отчетов. Бизнес-модель компании, представленная в отчете за 2014 год, была представлена на сайте ReportWatch как пример лучшего раскрытия бизнес-модели в годовом отчете.

Существует ли практика использования бумажной версии отчета помимо размещения pdf-версии в сети Интернет?

О.М.: Конечно. В первую очередь, экземпляры отчета получает каждый участник общего собрания акционеров. Также мы используем отчет как презентационный материал на разного рода выставках и презентациях. Экземпляры отчета размещаются в приемной генерального директора, на стендах внутри компании и являются доступными для любого заинтересованного лица. Некоторые годовые отчеты пользовались большой популярностью, в том числе у работников компании. Кстати, для меня - это очень важный критерий: если отчет пользуется популярностью, значит, удалось сделать его интересным и содержательным.

Ваш отчет полностью соответствует требованиям законодательства?

О.М.: Да, в годовом отчете компании мы раскрываем всю обязательную для раскрытия информацию в соответствии с требованиями законодательства и регулятора. Кроме того, мы раскрываем дополнительный объем информации о деятельности компании и системе корпоративного управления общества, ориентируясь на лучшие российские и зарубежные практики. Применяя такой расширительный" подход, мы стараемся, чтобы это не приводило к росту объема годового отчета. Поэтому некоторую информацию, например, информацию о крупных сделках и сделках с заинтересованностью, мы размещаем в виде приложения к годовому отчету и не печатаем в бумажной версии отчета, делая лишь ссылку на сайт компании, где эту информацию можно посмотреть.

А кто контролирует достоверность информации, приводимой в годовом отчете?

О.М.: В силу требований законодательства достоверность данных, содержащихся в годовом отчете, подтверждает ревизионная комиссия, которая проверяет финансово-хозяйственную деятельность общества за год.

Перед вынесением годового отчета на рассмотрение совета директоров документ подлежит рассмотрению на заседании комитета по аудиту с участием внешнего аудитора и руководителя службы внутреннего аудита. И, наконец, предварительное утверждение отчета происходит на заседании совета директоров.

Как Вы лично относитесь к работе по подготовке годового отчета?

О.М.: Это интересная и творческая командная работа. Мы очень рады, когда получается качественный продукт, который высоко оценивается потребителями отчета и профессиональным сообществом. И при этом каждый год после выхода очередного отчета мы собираемся вместе и обсуждаем, что мы могли бы сделать лучше в следующем году.