Организация подготовки и проведения заседаний Наблюдательного совета биржи: что нового?

Своевременное получение качественных материалов к заседаниям и их рассылка членам совета директоров - не это ли мечта корпоративных секретарей и их сотрудников? Пожелания директоров весьма схожи.

С утверждением Материалы к заседаниям предоставляются заблаговременно. Период времени, в который направляются материалы, позволяет обеспечить надлежащую подготовку директоров к заседанию" согласились 23,5% членов Наблюдательного совета, принявших участие в анкетировании, проведенном в 2014 году, в том числе, по вопросам организации и проведения заседаний совета. Не согласились 47%. Остальные директора выбрали нейтральный ответ.

С утверждением Материалы представляются в правильной форме и в должном объеме" согласились 76,5% членов Наблюдательного совета; не согласились 17,5%; остальные директора выбрали нейтральный ответ.

При анкетировании были также выявлены ключевые потребности в этой части:

• включение в повестку дня большего числа вопросов, связанных со стратегией и управлением рисками;
• оптимизация сроков предоставления, объема и содержания материалов (рекомендовалось сократить объем материалов, избавив их от излишней детализации);
• внедрение практики отчетов Комиссий Наблюдательного совета о проведенных заседаниях и рассмотренных вопросах на каждом заседании Наблюдательного совета;
• разработка регламента выступлений и обсуждений;
• составление более подробного протокола заседаний (документа с содержательным изложением ключевых тезисов дискуссии).

Помимо этого, в интервью менеджмент различного уровня попросили оценить эффективность процесса подготовки и проведения заседаний Наблюдательного совета и Комиссий Наблюдательного совета и определить направления, требующие внесения изменений в текущие процессы с целью повышения эффективности. В основном рекомендации касались более частого информирования о вопросах в повестку дня предстоящих заседаний, составления плана подготовки к заседаниям Наблюдательного совета с матрицей предварительного рассмотрения вопросов Комиссиями с указанием крайних сроков рассмотрения.

Департамент корпоративного управления биржи (ДКУ), в свою очередь, отмечал помимо сложностей со сроками предоставления материалов к заседаниям менеджментом необходимость печати большого количества папок с материалами к заседаниям. Для наглядности представьте себе стопку распечатанных документов, сопоставимую по высоте с восемью стандартными пачками бумаги А4 - именно такое количество материалов р... ✂