ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ КОРПОРАТИВНОГО СЕКРЕТАРЯ С НЕЗАВИСИМЫМИ ДИРЕКТОРАМИ

Независимые директора занимают особенное место в системе корпоративного управления современного акционерного общества. Привлекая независимых директоров, компания рассчитывает получить от них реальный вклад в увеличение стоимости бизнеса на основании использования уникального опыта, компетенций и связей таких директоров. Вместе с тем, до момента получения соответствующего предложения кандидаты в независимые директора, как правило, не слишком хорошо знакомы с компанией. Для принятия взвешенного решения о выдвижении в состав совета директоров им надо получить определенную информацию об акционерном обществе. В большинстве случаев внешние директора являются статусными людьми с солидной репутацией, публичными в своей профессиональной деятельности, они взыскательно и внимательно относятся к предложениям о работе в качестве независимого директора в новой компании. Что их в первую очередь интересует? Характер и модель бизнеса, то, как работает компания, каковы результаты ее деятельности, как устроена система корпоративного управления, кто составляет команду менеджеров и многое другое. По сути, такие кандидаты проводят своеобразный дью­дилидженс состояния дел в компании.

Совет директоров также заинтересован в том, чтобы кандидат дал свое согласие баллотироваться, что называется, с открытыми глазами", то есть, чтобы он мог составить достаточно полное представление о компании. Ведь ожидается, что после избрания новый директор станет активным участником дискуссий, привнесет ценное экспертное мнение, а не будет номинальным директором. До кандидата доводятся ожидания компании в отношении его вклада в работу совета, обсуждаются вопросы требуемых компетенций и опыта и т. д.

Корпоративный секретарь узнает о том, что в ��оставе совета появятся новые директора, как правило, еще на стадии переговоров, которые ведут акционеры и совет директоров с кандидатами.

Очевидно, здесь следует коснуться вопроса о том, когда и почему в акционерное общество приходит новый независимый директор.

Причин ротации состава совета директоров может быть достаточно много. Начнем с того, что в российских компаниях период полномочий членов совета директоров изначально не долгий - от годового до годового собрания акционеров. Это также может быть и инициатива действующего директора, который в силу своих обстоятельств решает покинуть свой пост". Это может быть и инициатива акционеров компании. Последнее нередко происходит в преддверие крупных перемен: выход акционерного общества на IPO, масштабная реорганизация, изменение стратегии, приобретение новых бизнесов и т. д. Такие ситуации связаны с тем, что меняются требования к компетенциям и роли членов совета директоров. Наконец, директор может выйти из состава совета в связи с тем, что он перестал быть независимым. Так, согласно российскому кодексу корпоративного управления не следует считать независимым директора, который проработал в совете более 7 лет. Мне подобное ограничение представляется достаточно спорным, тем не менее такие рекомендации существуют.

Корпоративный секретарь может участвовать в процессе подбора независимого директора, проведении предварительных переговоров, а может в этом и не участвовать. Тут все зависит от сложившихся традиций и реальной роли корпоративного секретаря. Но как только принципиальное решение сторонами будет принято, тут корпоративный секретарь всегда вступает в игру. Кандидату, давшему принципиальное согласие баллотироваться, говорят: Вот наш корпоративный секретарь, он ответит на Ваши вопросы о компании и работе совета директоров".

Введение нового независимого директора в курс дела" представляется крайне важным для того, чтобы он мог сразу, без раскачки, включиться в работу совета директоров. Не случайно рекомендации в отношении процедуры введения нового директора в курс дела присутствуют и в российском кодексе корпоративного управления, и в международных стандартах лучшей практики". Эта работа требует от корпоративного секретаря определенных усилий. Мне представляется, что начать нужно с более пристального знакомства с кандидатом: каким опытом и какими компетенциями такой кандидат обладает, каковы ожидания совета от этого директора, в чем специфика национального менталитета страны - родины директора, что такому директору может быть наиболее интересно узнать о компании. Здесь корпоративному секретарю не лишним будет посоветоваться со старыми" членами совета директоров.

Конечно, любому кандидату на пост независимого директора будет интересно узнать о правах и обязанностях члена совета директора, о компетенции совета, о специфике требований российского корпоративного законодательства. Обязательно будут вопросы о вознаграждении и компенсации расходов, о налогообложении выплат. Нередко корпоративному секретарю вместе с будущим директором приходится прибегать к помощи юристов и налоговых консультантов.

Кандидату необходимо предоставить документы акционерного общества: устав, положения о совете директоров и его комитетах, годовой отчет (который, как правило, содержит достаточно подробное описание компании), иные документы, организовать при необходимости подготовку качественного перевода таких документов. Внешних директоров всегда интересуют условия страхового покрытия Damp;O.

Отдельную беседу можно посвятить практике работы совета директоров - начиная с графика заседаний (кандидат должен оценить свои возможности принять участие в работе совета), процессов формирования плана работы и повесток, и заканчивая рассказом о том, как ведутся протоколы и, после подписания соглашения о неразглашения информации, предоставлением отдельных документов. Внешних директоров зачастую интересует наличие механизмов, позволяющих им свободно выражать свою позицию, инструментов урегулирования конфликтов, культура работы совета.

Как правило, директора просят предоставить им план организационной структуры компании. Это необходимо для понимания зон ответственности менеджеров, а также иерархической структуры. Директора стремятся соблюдать субординацию и не действовать через голову соответствующего руководителя.

Следует проинформировать директора о политике компании в области инсайдерской информации, раскрытия информации.

Если что­то на стадии введения в должность упущено, эти вопросы все равно вернутся к корпоративному секретарю позднее. Задача секретаря - предвидеть эти вопросы и не допустить ситуации, когда директор сможет сказать: Я не был уведомлен". Так что лучше тщательно подготовиться и постараться дать ответы на все вопросы кандидата, которые, по опыту корпоративного секретаря, обязательно возникнут. Кроме того, если ваш кандидат - человек статусный, корпоративному секретарю следует быть готовым к тому, что вопросы ему будет задавать не сам директор, а его представители или юридические консультанты.

Если в процессе работы с кандидатом секретарь понимает, что значимые моменты требуют урегулирования, рекомендую не стремиться разрешить вопрос самостоятельно, а передать его на рассмотрение комитета совета директоров по назначениям. Сам факт подтверждения со стороны комитета правильности вашей информации или вашей позиции облегчит ваше общение с независимым директором впоследствии. Для эффективной последующей работы корпоративный секретарь должен обладать в глазах независимого директора достаточно высоким авторитетом.

Конечно же, корпоративный секретарь организует знакомство нового директора с менеджментом. Для этого предварительно с генеральным директором следует обсудить, кого из руководителей компании целесообразно пригласить на такую встречу, как организовать программу знакомства с ключевыми людьми, активами и т. п. Желательно проработать 2­3 модуля или типовые программы ознакомления с активами, с тем чтобы менеджмент мог оперативно и качественно организовать введение без лишних временных и материальных затрат. Такие программы могут настраиваться в зависимости от профиля директора.

В идеале новый независимый директор должен основательно войти в курс дела еще до проведения общего собрания акционеров, на котором он будет избран.

До избрания корпоративный секретарь должен организовать заполнение некоторых документов. В частности, получить письменное согласие кандидата баллотироваться, обеспечить подписание соглашения о соблюдении конфиденциальности, анкеты директора, содержащей сведения о нем, которые необходимы для последующего раскрытия информации и выявления сделок с заинтересованностью и потенциальных конфликтов интересов. Следует заранее поставить директора в известность о том, какая информация о нем будет раскрыта, получить согласие на раскрытие персональных данных.

Некоторые иностранцы предпочитают работать по контракту. С точки зрения российского законодательства такой контракт не обязателен, но желание директора следует уважать, поэтому многие компании заблаговременно подготавливают типовые контракты.

После избрания нового директора в состав совета директоров в соответствии с рекомендациями лучшей практики корпоративного управления" следует провести его верификацию: на заседании совета директоров или комитета совета директоров по номинациям подтвердить его статус независимого директора, если директор на этот статус претендует. Причем, подтвердить не только с точки зрения соблюдения формальных критериев, но и по существу.

Корпоративный секретарь должен проследить за тем, чтобы актуальная информация о вновь избранных директорах была размещена на сайте акционерного общества в сети Интернет.

Что касается обеспечения текущей работы совета директоров, то первое время новых директоров придется сопровождать особенно внимательно, не только напоминая, но и объясняя им требования устава компании или российского корпоративного законодательства, отвечать на вопросы, а то и предоставлять информацию, не дожидаясь вопросов со стороны директора. В начале работы у независимых директоров - нерезидентов нередко возникают вопросы процедурного характера. Так, иностранные директора не всегда понимают разницу между отказом от голосования и голосованием по варианту воздержался", не всегда понимают, как определяется кворум и подводятся итоги голосования, например, при оглашении письменного мнения отсутствующего члена совета директоров. Корпоративный секретарь должен давать соответствующие пояснения.

Если компания ведет документооборот совета на двух языках, корпоративный секретарь должен проследить за корректностью перевода материалов к заседаниям, особенно - в отношении проектов решений.

Если у директора возникают какие­-либо вопросы в отношении предстоящего заседания или потребность в дополнительных материалах, скорее всего он обратится к корпоративному секретарю. И секретарь должен организовать подготовку и направление ответов в кратчайшие сроки.

Практика показывает, что при рассмотрении советом директоров наиболее значимых вопросов целесообразно готовить для вновь избранных директоров справку по истории вопроса: когда ранее рассматривался вопрос, какие решения советом были приняты, исполнены ли эти решения. Впрочем, такие справки часто востребованы и старыми" директорами.

В целом директор должен понимать процедуру, последовательность рассмотрения крупных вопросов: отчетность, бюджет и инвестиционное планирование, стратегия, постановка целей менеджменту, оценка их достижений и т. д.

При планировании работы советов директоров и их комитетов, особенно если в состав советов директоров входят независимые директора - нерезиденты, необходимо определять точные даты проведения заседаний и строго их придерживаться. График работы совета должен быть расписан на год вперед. Неопределенность с датой очередного заседания, его перенос независимых директоров не устроят: как правило, такие люди планируют свой напряженный рабочий график на много месяцев вперед. Несмотря на изложенное выше, каждый раз перед очередным заседанием корпоративный секретарь должен убедиться в том, что все члены совета директоров смогут принять в нем участие. Если это не так - выяснить причины, возможно, предложить направить в совет директоров письменное мнение по вопросам предстоящего заседания.

Если в акционерном обществе практикуется проведение заседаний в режиме телеконференций или конференц­звонков, то на корпоративном секретаре в этом случае лежат организационные задачи.

В случае возникновения в обществе чрезвычайной ситуации, корпоративный секретарь после консультаций с менеджментом должен немедленно связаться с независимыми директорами, объяснить им суть произошедших событий и предоставить рекомендации в отношении возможности комментариев таких событий для третьих лиц и СМИ.

Общение корпоративного секретаря с независимыми директорами при подготовке очередных заседаний, предоставлении запрашиваемой директорами информации может сильно облегчить электронный архив, использование специализированного программного обеспечения, устанавливаемого на iPad или компьютеры директоров. Соответствующие предложения на рынке IT­услуг имеются.

Корпоративный секретарь должен озаботиться задачей по ежеквартальной актуализации информации о членах совета директоров, подлежащей обязательному раскрытию. Следует осуществлять контроль за своевременностью и корректностью выплаты директорам вознаграждений и компенсации их затрат - в соответствии с принятым в обществе порядком, который, как правило, закрепляется во внутреннем документе.

Если компания хочет, чтобы независимый директор жил ее интересами, а не вспоминал об акционерном обществе от заседания к заседанию, то необходимо наладить информационный обмен между компанией и независимыми директорами на системной основе. Новому директору всегда интересно знать: какой объем информации и в какой форме он будет получать от общества. Рекомендую обобщить это в отдельном документе - политике информирования членов совета директоров, т. к. общие информационные политики не могут детально отражать ожидания одной группы стейкхолдеров - членов совета и закреплять соответствующие обязательства менеджмента.

Как правило, регулярные рассылки, направляемые в адрес директоров, включают финансовую отчетность, управленческую отчетность, отчетность по вопросам КСО и безопасности труда. Многие компании составляют перечень существенных событий, о которых внешние директора должны быть проинформированы. Этот механизм ориентирован именно на внешних директоров: свои и так знают.

Директор также должен информировать корпоративного секретаря о событиях, которые могут привести к потере им статуса независимого директора.

При проведении советом директоров самооценки своей работы к мнению независимого директора следует прислушиваться особенно внимательно. Внешние директора зачастую участвуют в работе органов управления других компаний и их опыт - российский или международный - может быть полезен. Не стесняйтесь обсуждать с директорами их оценки.

В отношении вознаграждения иностранных директоров есть одна особенность: российское законодательство с 2010 года позволяет распространить на такого директора статус высококвалифицированного специалиста, что позволит ему воспользоваться льготной налоговой ставкой для сумм вознаграждения. В каких случаях иностранный гражданин признается высококвалифицированным сотрудником? Ответ можно найти в нормах Федерального закона от 25.07.2002 г. № 115­ФЗ. Корпоративный секретарь, конечно же, должен этот документ внимательно изучить. Замечу, что льготная ставка налогообложения не распространяется на суммы, выплаченные директорам в качестве компенсации их затрат, связанных с участием в работе совета директоров.

В заключение хочу коснуться еще одной темы: как расставаться с директором, полномочия которого прекращаются. Корпоративному секретарю обязательно надо инициировать проработку этого вопроса совместно с профильным комитетом совета директоров. Формы могут быть различны и, конечно, зависят от конкретных обстоятельств. Это могут быть слова благодарности на последнем заседании, памятный подарок, торжественный ужин в честь уходящего директора - желательно продумать уместную форму. По каким бы причинам директор ни уходил, этичным будет позволить ему самому объявить о своем уходе, сформулировав мотив такого решения в том виде, который для него более приемлем.

Подводя итог сказанному выше, отмечу, что если в состав совета директоров акционерного общества избирается независимый директор, то у корпоративного секретаря работы существенно прибавляется. Корпоративный секретарь должен быть готов ответить на любой вопрос такого директора. Для этого он должен быть не только хорошо образован в вопросах корпоративного права и управления, но также хорошо знать компанию, понимать ее стратегию, мотивы стейкхолдеров, ориентироваться во взаимосвязях и процедурах компании, внутренних документах. Если же независимый директор - иностранец, то свободное владение иностранным языком для корпоративного секретаря становится обязательным.