Как автоматизация заседаний помогает в работе членам коллегиальных органов и корпоративным секретарям

Электронное голосование, автоматическое формирование протоколов и выписок, оперативное обсуждение повестки в чате — востребованные инструменты перевода корпоративного управления в цифровую среду. Рассмотрим на примере системы «Ареопад», разработанной компанией «Диджитал Дизайн» и предназначенной для комплексной автоматизации заседаний, как они работают на практике. Какие преимущества дают членам коллегиальных органов и руководителям, отвечающим за организацию и поддержание процессов корпоративного управления.

Почему специализированная система?

На первоначальном этапе, сталкиваясь с необходимостью автоматизации собраний акционеров, заседаний советов директоров и правлений, компании рассматривают возможность применения средств видеоконференцсвязи (ВКС), систем электронного документооборота (СЭД) и почтовых сервисов. Однако стандартные инструменты не предлагают всей необходимой функциональности с точки зрения удобства использования и безопасности информации. Электронная почта не дает возможности вести согласование материалов и подвержена утечкам данных. СЭД не содержит инструментов коммуникации и совместной работы, а ВКС — голосования. В отличие от перечисленных разрозненных решений, «Ареопад» закрывает все потребности участников коллегиальных процессов от а до я в едином цифровом контуре. 

Корпоративным секретарям: избавление от организационной рутины

Нагрузка по планированию и проведению заседаний, а также контролю исполнения коллегиальных решений ложится на корпоративного секретаря или руководителя департамента корпоративного управления и сотрудников его подразделения. «Ареопад» позволяет сократить рутинные этапы организационной работы. Система дает возможность:

• формировать повестку, протоколы, выписки, опросные листы и письменные мнения;
• выгружать статистику и отчеты по принятым решениям;
• создавать поручения и направлять их в СЭД для дальнейшей обработки;
• обеспечивать постоянный доступ членов коллегиальных органов к актуальной информации: повестке, материалам заседаний, справочным сведениям;
• применять любые правила подсчета голосов;
• проводить заседания в заочной, очной и смешанной формах с использованием ВКС. 

Участникам заседаний: вся функциональность на телефоне или планшете 

Членам коллегиальных органов, зачастую находящимся на значительном расстоянии друг от друга в связи с территориально-распределенными структурами компаний или по причине командировок, важно иметь возможность работать удаленно.  Это позволяет принимать управленческие решения в тот момент, когда они необходимы, и исключить финансовые и операционные риски, связанные с откладыванием голосования по ключевым вопросам. «Ареопад» предоставляет членам коллегиальных органов полноценное рабочее место на телефоне или планшете. Используя мобильное приложение или веб-браузер, участники заседаний могут:

• применять различные виды электронной подписи в бюллетенях, протоколах и выписках. В том числе усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) для обеспечения юридической значимости документов;
• обсуждать вопросы повестки в формате чата;
• работать с материалами заседаний, в том числе просматривать документы, оставлять на них заметки для себя или для пересылки другим участникам;
• оставлять «особое мнение» во время голосования.

Современные вызовы: информационная безопасность и импортозамещение

Количество киберугроз, с которыми сталкиваются организации, постоянно растет. Одновременно с этим усиливаются законодательные и корпоративные требования к обеспечению информационной безопасности. Особенно проблема актуальна для систем, в которых обрабатываются конфиденциальные сведения, организаций госсектора и компаний с государственным участием. «Ареопад» обеспечивает надежную защиту информации благодаря:

• использованию отечественных алгоритмов криптографии в соответствии с ГОСТами;
• поддержке различных вариантов двухфакторной аутентификации;
• разграничению прав доступа на основе ролевой модели.

Импортозамещение остается одним из главных драйверов развития отечественной ИТ-отрасли. И организации госсектора, и бизнес все больше заинтересованы во внедрении отечественных продуктов в ходе проектов цифровизации. «Ареопад» помогает компаниям реализовать цели, направленные на выстраивание технологического суверенитета. Система является полностью отечественной разработкой, зарегистрирована в реестре российского ПО. Поддерживает работу на импортонезависимых ОС семейства Linux и СУБД, совместима со свободными офисными пакетами.

Универсальность под потребности любой компании

«Ареопад» позволяет провести автоматизацию заседаний и совещаний в организациях любого масштаба и уровня корпоративной зрелости. При этом для использования всех возможностей в рамках выбранного варианта и масштабирования на необходимое количество коллегиальных органов или структурных подразделений достаточно приобретения только серверной лицензии.

1. Компаниям, начинающим выстраивать корпоративное управление, интересна основная функциональность для подготовки и проведения заседаний: планирование встреч, цифровое голосование, использование электронной подписи, работа с документами, формирование протокола. Этот вариант автоматизации отличается минимальными сроками внедрения до 1 месяца.
2. Организациям с развитой культурой корпоративного управления подходит «Ареопад» с дополненной функциональностью.  Расширенные опции подразумевают применение УКЭП, интеграции с СЭД и ВКС, кастомизации шаблонов документов, настройку прав голосования, электронную библиотеку и архив материалов. Вариант позволяет автоматизировать работу любого количества коллегиальных органов.
3. Компании с уникальными практиками корпоративного управления выбирают внедрение системы с максимальным уровнем кастомизации в соответствии со своими потребностями. 

Узнать больше о возможностях «Ареопада» можно, обратившись на info@digdes.com.